Обзор разделов проекта


В системе вы можете комплексно управлять проектами, от координирования работы команды до контроля рентабельности. Все данные фиксируются и доступны в одном месте — в карточке проекта. Расскажем подробнее о предназначении каждого раздела проекта.

Раздел «Общие»

Благодаря виджетам вы можете контролировать основные показатели:

  • суммы поступлений и затрат, а также видеть процент поступивших оплат;
  • суммы планового и фактически затраченного времени, а также процент затраченных временных ресурсов.
  • остаток дней до дедлайна проекта;
  • прогресс выполненных работ: на каком этапе проект и какие вехи выполнены;
  • список оплат и затрат по проекту;
  • справа можно изменить менеджера, добавить контрагента, установить сроки проекта, кликнув на поле с датой;

Также на этой странице вы можете:

  • добавлять все основные объекты — счета, задачи, события, поступления, затраты, акты с привязкой к проекту;
  • переносить проект на следующий этап;
  • учитывать поступления и затраты;
  • менять вехи и заполнять по ним информацию (отчет, описание, прикреплять файлы).

Нажмите на значок карандаша и у вас появится возможность изменить вехи:

При клике на название вехи откроется боковая панель, в которой вы можете изменить или добавить новую информацию, а также привязать задачи к вехе:

Раздел «Задачи»

Предназначен для управления совместной работой над проектом. Когда вы добавляете задачи в проект, они становятся доступны всем участникам проекта. Команда проекта будет видеть, на каком этапе находится каждая задача, кто ответственный, когда дедлайн.

Задачи имеют несколько представлений и выводятся в виде:

  • карточек на доске,  
  • списка с сортировкой по ответственным,
  • диаграммы Ганта.

Переключить представление списка задач можно здесь:

Подробнее о доске задач

Доска задач — один из самых наглядных инструментов для планирования и отслеживания поставленных и выполненных задач по проекту. Все задачи на доске представлены в виде карточек. Вы можете:

  • перемещать карточки задач между этапами и смотреть, что уже выполнено или что предстоит сделать;
  • поднимать наиболее приоритетные задачи вверх — это поможет обозначить, какие из них необходимо выполнить в первую очередь.
Подсказки и хитрости. При переносе задачи в колонку «В работе» тайм-трекер не запускается автоматически. Ведь задача может выполняться в несколько подходов. Чтобы его запустить, необходимо нажать кнопку «Начать» в боковой панели задачи. На этапе «Сделано» находятся выполненные, но непринятые постановщиком задачи. Перенести эти задачи в колонку «Завершено» может только постановщик, после того как проверит её.

На доске вы можете мгновенно добавить задачу, сразу указав описание и ответственного:

В каждой карточке задачи выводится вся важная информация:

  • приоритет, в виде цветной полоски сверху:

бирюзовый — низкий приоритет
жёлтый — средний;
красный — высокий.

  • плановое и фактическое время, что позволяет легко контролировать временные затраты и вовремя замечать отклонения;
  • дата дедлайна. Красная дата в карточке сигнализирует о просроченной дате;
  • постановщик и ответственный.
Общее затраченное время на проект по сотрудникам можно смотреть в таблице списка задач.

Группировка задач по этапам проекта

На доске задач вы можете включить группировку задач по этапам проекта. Существует несколько вариантов группировки:

  • по всем этапам проекта, даже если не на всех этапах есть задачи;
  • только по тем этапам, на которых есть задачи;
  • без группировки.

Переключить режим группировки можно, нажав на кнопку Настройка отображения (1) на доске задач проекта.

Выберите пункт "По этапам", чтобы включить группировку задач. Если вам необходимо видеть все этапы проекта, в том числе те, на которых нет ни одной задачи, то отметьте пункт "Показывать секции без карточек"

Выберите пункт "Не группировать", если не планируете пользоваться группировкой.

Раздел «Финансы»

Позволяет планировать поступления и затраты по проекту, выставлять счета и акты, учитывать фактические оплаты и отслеживать рентабельность проекта.

Читайте подробнее о всех возможностях этого раздела в главе Учет финансов в проектах.

Раздел «Команда»

Подключите своих коллег к проекту. Это позволит всем участникам работать в едином рабочем пространстве: видеть и добавлять задачи, события, заметки, замечания, документы, прогресс работ по проекту (выполненные этапы и вехи).

Чтобы добавить участников, нажмите на соответствующую кнопку:

В открывшемся окне выберите участников и нажмите «Сохранить»:

Подробнее о правах доступа к проектам

Раздел «События»

В этом разделе собраны все события по проекту — прошедшие и планируемые. Здесь вы можете завершать события и добавлять. Для быстрого создания нового события используйте горячие клавиши.

Как создать событие по проекту

Раздел «Заметки»

Добавляйте все заметки по проекту в одном месте. Это могут быть, например, рекомендации, которые можно учесть при реализации проекта.

Введите текст заметки в окно для ее добавления и нажмите кнопку «Добавить»:

При добавлении или редактировании заметки вы можете отформатировать ее. Выделите текст заметки и у вас появится панель для форматирования:

Использование редактора поможет сделать заметки нагляднее.

Раздел «Замечания»

В этом разделе собираются замечания, пожелания от заказчика, которые возникают в процессе выполнения проекта. После внесения замечания вы сможете отслеживать ход их выполнения.

Подробнее о замечаниях по проектам.

Раздел «Порядок работ»

Этот раздел позволяет отслеживать выполненные работы по проекту — вехи и задачи, просматривать отчеты по каждому выполненному пункту работ. 

Для добавления этапа нажмите на синий плюс справа от индикатора этапов проекта. Нажатие три точки вызовет меню для экспорта порядка работ в CSV или отчета Word. 

    • Вехи добавляются к определённому этапу через знак «+Веха».
    • Задачи для этапа добавляются по клику на кнопку «+Задача».
    • Чтобы изменить порядок этапов, используйте перетаскивание. 
    • Для редактирования этапа, используйте значок карандаша.
    • Чтобы удалить этап, нажмите на значок корзины.
    • Кликните по вехе или задаче, чтобы отредактировать их. 

    Для того, чтобы поменять порядок вех, потяните за кнопку с двумя полосками. Нажав на корзину, веху можно удалить. Чтобы отметить веху как завершенную, отметьте чекбокс рядом с ее названием. 

    В проекте можно создавать задачи, несвязанные с какой-либо вехой. Задачи этапа выводятся под всеми вехами в конце каждого этапа.

    Обратите внимание! В индивидуальном проекте здесь вы можете добавлять этапы, вехи и задачи. В шаблонном только вехи и задачи.

    Под каждой вехой отображается ее отчет. Для заполнения отчета по вехе кликните на ее название. В карточке вехи можно отредактировать отчет, добавить задачи с привязкой к вехе, прикрепить файлы, оставить комментарии, посмотреть полную информацию по вехе.

    Подсказки и хитрости. Отчеты о проделанной работе может заполнять только менеджер проекта и ответственный за веху сотрудник. Выгрузка отчета по всем пунктам доступна в формате csv и word.
    Примечание. Администратор модуля «Проекты» может подробно описать, как нужно выполнять каждый пункт (веху) работ, а также добавить шаблон отчета. Это позволит исполнителю грамотно его составить по результату выполнения. Если у вас проект создан по шаблону, то эти описания подтянутся автоматически во все проекты по этому шаблону. Сотрудникам не придется вносить их каждый раз.

    Выполненный этап помечается двойной галочкой бирюзового цвета.

    Текущий этап отмечен фиолетовым цветом.

    Раздел «Документы»

    Каждый член команды может просматривать документы по проекту, а также добавлять свои. Для удобства работы можно разносить документы одного типа по разным папкам. Стоить отметить, что в этом разделе хранятся абсолютно все документы по проекту — прикрепленные файлы в чате, в задаче, вехе, комментарии.

    Отображение документов настраивается плиткой или списком.

    При клике на документ в окне справа отображается дополнительная информация по этому документу:

    • размер и тип файла;
    • кем и когда создан;
    • кем и когда изменен;
    • также вы можете посмотреть или скачать этот документ.

    Раздел «Списки»

    Этот раздел не выводится по умолчанию. Его необходимо настроить через одноименное приложение.

    Читайте подробнее, как установить приложение «Списки».

    Раздел представляет собой набор столбцов, которые полностью настраиваются вами. Их можно использовать для создания списка подрядчиков или поставщиков, ведения реестров договоров, входящей и исходящей корреспонденции.

    Подсказки и хитрости. Для удобства работы с проектом настройте самостоятельно порядок вывода внутренних и внешних вкладок. Просто перетяните мышью вкладки на другое место, как основные, так и внутренние.
    Порядок вывода вкладок настраивается на уровне пользователя.

    Раздел «Чат»

    В каждом проекте предусмотрен свой отдельный чат. В него будут включены все пользователи которые входят в команду, а также менеджер проекта. При добавлении пользователя в команду проекта он автоматически будет включен в обсуждение. При создании проекта необходимо отметить опцию «Включить чат по проекту». Чат можно редактировать, выбрать опцию «Отключить уведомления» или же покинуть его. По чату также доступен поиск при нажатии на лупу в верхней панели.