Учет финансов в проектах


Если вы планируете вести финансовый учет по проектам, выставлять счета, подсчитывать затраты, отслеживать бюджет и лимит затрат, то перейдите в «Настройки системы» → «Проекты» → «Основные настройки» и отметьте соответствующую опцию.

Типы управления финансами в проекте

В настройках системы установите режим управления финансами в проекте по умолчанию:

Фиксированный план значений выручки и расходов

Данный режим подойдет, если вы хотите заранее определить выручку и затраты по проекту, чтобы отслеживать процент поступивших платежей и оплаченных затрат. На этапе создания проекта необходимо задать планируемые выручку и затраты.

Для того, чтобы добавить фактические поступления и расходы в созданном проекте, нажмите на кнопку «Создание» в правом верхнем углу страницы проекта и выберите соответствующую опцию. 

Либо создайте счет в подразделе «Счета» и проведите по нему оплату, чтобы отслеживать процент фактически полученных поступлений от установленного плана.

Планирование денежного потока 

Выберите данную опцию, если нужно спланировать бюджет и затраты проекта на основании суммы плановых поступлений, счетов и плановых расходов. В проекте в разделе «Финансы» будут доступны графики поступлений и затрат, а также прогноз денежного потока. Подробнее о планирование денежного потока

Учет времени по задачам проекта 

Если необходимо учитывать оплаты по проекту на основании затраченного времени по задачам, то выберите данную опцию. В этом случае на этапе создания проекта вы можете изменить заданные по умолчанию в настройках тайм-трекера параметры: стоимость часа, выставление счетов по плановому или фактическому времени, способ формирования строк счета (по задачам или одной строкой), формат вывода строки счета с помощью переменных (например, добавить примечание к записи времени).

В данном режиме для учета поступлений вы можете выставлять счета клиентам в одноименном разделе либо через кнопку «Создать» в правом верхнем углу экрана. Счет можно выставить только по завершенным задачам.

В каждом проекте при его создании можно выбрать режим «Не учитывать финансы», чтобы отключить учет финансов для отдельного проекта. В этом случае раздел «Финансы» в проекте также не будет отображаться.

Если вы не планируете управление финансами в проектах в рамках всей компании, то отключите опцию «Использовать управление финансами в проекте». В этом случае будет скрыта вся финансовая информация в проектах. А именно:

  • возможность устанавливать бюджет и лимит для проектов при создании;
  • виджеты «Поступления» и «Затраты» на главной странице проекта;
  • список поступлений и затрат на главной странице проекта;
  • раздел «Финансы» в проекте.

При необходимости вы можете скрыть финансы проекта только от менеджеров, которым доступны все данные по проекту. При закрытии доступа к модулю «Финансы» менеджер не сможет выставлять счета, не будет видеть бюджет, оплаты и затраты по всем проектам.

Перейдите в настройки модуля «Финансы», во вкладку «Пользователи и роли» и закройте доступ сотруднику.

Подробнее о правах доступа к проекту читайте в нашей инструкции.

Кому доступны финансы проекта?

Учет поступлений и затрат ведет менеджер проекта. Эти данные недоступны никому, кроме него и администратора модулей «Проекты» и «Финансы».

Если не хотите, чтобы менеджер видел финансы в своем проекте, то закройте доступ к модулю «Финансы». Сделать это можно перейдя в раздел «Приложения»«Финансы»«Пользователи и роли». Подробнее о правах доступа читайте в нашей инструкции.