Автодействия в сделках и задачах


Во Flowlu вы можете настроить автодействия для каждого этапа 

    Настроенные автодействия будут выполняться автоматически при смене этапа сделки или задачи, а также при выполнении заданных условий

    Автодействия в сделках

    Как создать автодействия в сделках?

    • Перейдите в раздел CRM → Сделки и выберите нужную воронку продаж, если у вас их несколько. 
    • В правом верхнем углу выберите «Автодействия». 

    На открывшейся доске в самом верху вы увидите названия этапов вашей воронки. Для создания нового автодействия выберите необходимую колонку и нажмите кнопку Добавить. Автодействия будут срабатывать только когда сделка будет находиться на соответствующем этапе. Под каждым из этапов можно добавить любое количество автодействий. 

    Здесь также вы можете создать автодействия для статусов сделки «Проиграна» и «Успешно закрыта». 

    Как создать автодействия в задачах?

    • Перейдите в Настройки системы → Задачи → Рабочие процессы. Выберите конкретный рабочий процесс или сначала создайте новый.
    • Задайте одно или несколько правил автоматизации под каждым этапом.

    Автодействия для задач вы также можете задать в шаблоне проекта, на вкладке «Рабочий процесс для задач», предварительно выбрав нужный или создав новый.


    Во Flowlu доступны следующие автодействия:

    Cоздание уведомления

    Создание задачи

    Создание события

    Создание проекта

    Создание E-mail

    Изменение поля

    Комментарий

    Запись в историю

    Для каждого автодействия можно задать:

    • Время, когда оно должно создаваться, относительное или абсолютное.
    • Условия, при котором оно должно срабатывать. При настройке условия вы можете выбрать любые поля из сделки или задачи, в том числе пользовательские, и задать для них содержимое
    • Переменные из полей сделки или задачи для автоматического заполнения содержания

    Подробнее об использовании каждого автодействия и всех его параметров читайте в следующих инструкциях.

    Как редактировать и удалять автодействия?

    Любое автодействие всегда можно изменить, нажав на доске на кнопку «Редактировать», а также удалить, кликнув на «крестик» в углу карточки или перейдя на страницу автодействия.

    Все созданные автодействия можно легко перемещать между этапами, а также между собой в рамках одного этапа, чтобы изменить последовательность выполнения автодействий.

    Как отслеживать выполнение автодействий?

    В карточке сделки и задачи любой сотрудник может просматривать запланированные и выполненные автоматические действия.

    Чтобы увидеть автодействия по конкретной сделке, откройте ее и перейдите во вкладку «Автодействия»:

    Чтобы увидеть автодействия по определенной задаче, откройте ее и нажмите на 3 вертикальные точки (в правом верхнем углу ) → «Рабочий процесс»:


    Уже выполненные процессы будут отмечены зеленым индикатором, так что любой менеджер сможет легко определить текущее состояние дел.

    Песочные часы и желтый индикатор обозначают, что автодействие будет выполнено после завершения задачи.

    Шестеренка синего цвета обозначает, что действие планируется к выполнению как только наступят заданные параметры. 

    Красный индикатор обозначает, что для выполнения автодействия либо не соответсвуют условия, либо возникла системная ошибка, поэтому автодействие не выполнилось или не будет.

    Примеры популярных сценариев автодействий

    В сделках:

    • При создании новой сделки ответственному менеджеру создавать задачу «Связаться с клиентом».
    • При переходе сделки на этап «Проиграна» уведомлять группу руководителей отдела продаж.
    • При переходе сделки на этап «Принятие решения» создавать событие «Звонок» через 3 дня.
    • При переходе сделки на определенный этап отправить письмо клиенту на e-mail, к которому привязана сделка.
    • Если сделка выиграна, запустить проект по шаблону.
    • Если сделка находится на каком-либо этапе более 3 дней, уведомить группу руководителей о том, что требуется выяснить причину задержки.
    • Если предположительная сумма сделки больше 300 000 руб., выслать уведомление группе руководителей, что требуется дополнительный контроль для успешного заключения сделки.
    • Автоматическая смена этапа и ответственного после наступления определенных событий.

    Примеры популярных сценариев в сделках и алгоритм их настройки читайте в статье Автоматизация процесса продаж. Как с помощью автодействий ускорить обработку сделок?

    В задачах:

    • автоматически отправлять уведомления постановщику, когда до дедлайна осталось 2 дня, а к задаче еще не приступали;

    • автоматически менять ответственного, когда задача переходит на какой-либо этап;

    • создавать новую задачу в зависимости от содержания другой задачи;

    • создавать задачи идентичного содержания на разных ответственных при постановке одной.

    Права доступа

    Редактирование и создание автодействий доступно только администраторам модулей «CRM», «Задачи». Просмотр заданных автодействий доступен всем пользователям аккаунта с доступом «Исполнитель» к модулю.