Что означают папки в разделе «Задачи»?


Входящие

Самая верхняя папка «Входящие» предназначена для записи дел, которые возможно нужно выполнить. Это могут быть мысли и идеи, пришедшие во время совещания, брейншторминга. Принять решение, делать ли их и когда, вы сможете позже. Создать задачу здесь можно буквально на лету: просто напишите в строке «Быстрое создание задачи» то, что нужно сделать и нажмите «Enter». 

В дальнейшем из этой папки вы сможете перетащить задачу в другую папку, например, в «Поручено», «Завтра». Разбирать задачи из этого раздела необходимо регулярно. Их можно сделать сразу, если это занимает менее двух минут, поручить (перетащив в папку «Поручено»), распределить по папкам с датами, с проектами, спискам и т.д. Или сразу удалять, если они не имеют ценности для вас.

Все

В папке «Все» выводится весь список ваших задач, то есть в которых вы — ответственный. Задачи из папки «Входящие» здесь не отображаются.

Задачи по умолчанию группируются по датам: сверху выводятся просроченные задачи, ниже — дела, к которым нужно приступить сегодня, завтра, через 7 дней или позже. Это позволит вам не терять фокус и выполнять дела, которые действительно важно делать сегодня.

Здесь вы можете сворачивать список задач определенной группы, чтобы не отвлекаться на неактуальную в данный момент информацию.

Вы можете изменить группировку с помощью фильтра. Например, сгруппировать список задач по приоритету, постановщику, спискам, проектам. Дополнительно вы можете отсортировать их по дате создания, началу, крайнему сроку. Фильтр находится справа сверху от списка задач.

Обратите внимание, что выбранный фильтр будет сохранен. И при следующем входе в систему вам не нужно заново его настраивать.

Сегодня

При переходе в раздел «Задачи» вы автоматически попадаете в папку «Сегодня». В ней выводятся просроченные задачи, а также дела, к которым нужно приступить либо завершить сегодня. Таким образом, вы можете сразу начать работу над важными на данный момент делами.

Без даты

Если у задачи нет даты начала и даты завершения, то она попадает в этот раздел.

Если вы знакомы с методологией GTD — это следующие действия.

Мы рекомендуем выполнять эти задачи сразу, как это представляется возможным.

Вывод: как только все срочные дела на сегодня сделаны, или делегированы коллегам, то задачи из этого раздела и есть важные и не срочные дела, которые позволят вам достигать стратегических целей.

Завтра

В папку «Завтра» попадают задачи, которые потребуют внимания только завтра, то есть, они завтра попадут в папку «Сегодня».

Подробнее о принципах группировки задач по папкам с датами читайте в инструкции Где смотреть задачи, которые мне нужно выполнить?

Регулярные задачи

В папке «Регулярные задачи» хранятся шаблоны регулярных задач (текущие и завершённые), в которых вы — ответственный или постановщик. 

К регулярным относятся задачи, которые повторяются с определенной частотой. Это может быть генерация отчетов, проверка просроченных оплат и т.д. Чтобы создать шаблон регулярной задачи, необходимо задать параметры повторения в какой-либо задаче. По этому шаблону автоматически будут создаваться задачи по заданному расписанию. 

В папке «Регулярные задачи» быстро можно увидеть, когда будет создана следующая задача (1) и срок активности каких задач истёк (2):

Читайте подробнее об управлении регулярными задачами.

Принять работу

В папку «Принять работу» автоматически попадают выполненные задачи, которые вы поручили коллегам. Задачи из этой папки необходимо регулярно проверять и принимать или отправлять на доработку.

Читайте подробнее, как принять задачу или вернуть на доработку.

Здесь вы также можете использовать фильтр и группировать задачи по ответственным, спискам, проектам. Дополнительно применить сортировку по дате создания или времени последнего изменения. Сортировка задач по времени последнего изменения может пригодиться для того, чтобы увидеть, какие задачи раньше всех были закрыты и требуют проверки в первую очередь.

Поручено

В папке «Поручено» находятся все задачи, которые вы поручили коллегам. С помощью фильтра «По крайнему сроку» вы можете быстро узнать, есть ли просроченные задачи, по каким скоро наступает дедлайн.

Список задач группируется по приоритету, ответственным, спискам, проектам.

Подробнее о делегировании задач.

Ожидают контроля

В папку «Ожидают контроля» автоматически попадают выполненные вами задачи, которые вам поручили коллеги. Задачи находятся в этой папке до тех пор, пока их постановщик не проверит.

Наблюдаю

В папке «Наблюдаю» выводятся задачи в которых вы — наблюдатель. Наблюдатели отслеживают ход работ по задаче, получает уведомления о новых комментариях, может добавлять собственные.

Подробнее о роли «Наблюдатель».

Блок «Списки»

В блоке «Списки» вы можете создать собственные папки, что структурировать по ним свой список задач. Это могут быть некие логические категории, объединяющие задачи по общему признаку.

Читайте подробнее: Зачем и как создавать списки задач?

Блок «Проекты»

В блоке «Проекты» отображаются ваши проекты, где вы — Менеджер. В папках по проектам выводятся текущие и завершенные задачи, в которых вы — ответственный либо постановщик.

Здесь доступен фильтр для группировки задач по ответственным, постановщикам, приоритету, крайнему сроку.

Завершенные

В папке «Завершенные» вы можете найти недавно закрытые задачи или перейти в полный список завершенных задач по месяцам.

Администратору

Фильтр по сотруднику, располагающийся под папкой с завершенными задачами, позволяет перейти в список задач какого-либо сотрудника и увидеть все задачи, которые он выполняет, поручил коллегам, наблюдает и т.д. Фильтр доступен администраторам модуля «Задачи».

С помощью этого фильтра вы быстро сможете определить загрузку сотрудника. Проверить выполненные задачи, которые он поручил коллегам. Или ответить на комментарии, оставленные им в задачах. Такие задачи подсвечиваются жирным цветом.