Как контролировать плановое и фактическое время с помощью отчетов?


С помощью отчетов по времени в Flowlu вы сможете управлять загрузкой вашей команды, контролировать объем выполненных и планируемых работ и оценивать эффективность каждого сотрудника.

План/факт по месяцам

План/факт по месяцам — это отчет с графиком и сводной таблицей по всем задачам: текущим, ожидающих контроля, закрытым и принятым.

График демонстрирует, сколько всего часов в каждом месяце было запланировано и сколько фактически было затрачено.

Благодаря этому отчету руководитель из месяца в месяц сможет отслеживать степень загрузки команды и увеличение или снижение объема выполненных работ в компании. Если фактическое время значительно превышает плановое, скорее всего, скоро исчерпается лимит запланированных часов и команда будет сидеть без работы. Если же запланированное время серьезно превышает фактическое — наступает аврал.

Сотрудники при просмотре отчета видят только свои показатели временных затрат и могут определить, на сколько сильно они выбиваются из графика.

Таблица под графиком содержит перечень задач и основные сведения о них:

  • статус задачи (новая, выполняется, ожидает контроля, завершена),
  • имя постановщика, ответственного,
  • временные затраты,
  • дата завершения (равна дате принятия задачи постановщиком),
  • дата первого завершения задачи в соответствующей колонке. Если она не совпадает с датой завершения, это означает, что постановщик принял задачу и через некоторое время вернул на доработку.

Администраторы модуля «Задачи» могут фильтровать данные по постановщикам и ответственным. Таким образом, руководитель сможет определить: не превышен ли объем плановых часов на человека и справляется ли с ними исполнитель.

Сотрудникам доступен фильтр только по постановщикам. Под таблицей выводятся общие суммы плановых и фактических затрат за месяц:

План/факт по закрытым

Отчет «План/факт по закрытым» доступен только администраторам и учитывает задачи, которые не просто завершены, но и приняты постановщиком.

Здесь график отражает, насколько сотрудники укладываются в плановые часы. Зеленая линия показывает, сколько плановых часов закрыто, а синяя — сколько времени потрачено на то, чтобы закрыть эти плановые часы. В идеале линии должны совпадать или график планового времени должен располагаться выше фактического. Во втором случае это будет означать, что сотрудники закрывают плановые часы за меньшее время и могут выполнять бОльший объем задач, а с такой командой очень выгодно работать.

Общее плановое и фактическое время за месяц здесь также выводится под таблицей:

Как учитывается время, если задача была поставлена в одном месяце, а завершена в другом?

Если сотрудник закрыл задачу, оставшуюся с прошлого месяца, то временные показатели будут распределены следующим образом:

  • плановые часы суммируются и записываются в тот месяц, в котором была поставлена задача, т.е. в предыдущий.
  • фактические часы распределяются по тем месяцам, в которых они были записаны в задаче.

Например, сотруднику была поставлена задача в сентябре с плановым временем 2 часа, он закрыл 30 мин в сентябре и 1,5 часа в октябре. Тогда после завершения задачи запись о ней в отчете будет отображаться в 2 месяцах. В сентябре у этой задачи будет стоять значение «2ч» в колонке «Плановое время», а в колонке «Факт. время» — 30 мин.

В списке за октябрь значение в колонке «Плановое время» будет 0ч, а в «Факт. время» — 1ч 30м.

Все вышеописанное актуально и для задач, которые были завершены и приняты в одном месяце, а в другом возвращены на доработку.

По сотруднику

Данные по временным затратам доступны также в разделе «По сотруднику».

Администратор здесь может узнать:

  • сколько каждому сотруднику было поставлено плановых часов,
  • сколько фактически он отработал,
  • сколько в итоге плановых закрыл.

Отчет «По сотруднику» доступен всем пользователям. Сотрудники могут смотреть только свои данные и, таким образом, следить за своей производительностью.