Шаблоны задач


Шаблоны задач позволяют добавлять однотипные задачи вручную в два клика с уже заполненным описанием, участниками, сроками или автоматически в заданный интервал времени. К однотипным могут относиться, например, задачи по подготовке отчетов, настройке рекламы, установке шаблона на сайт, обработке заявок от клиента и прочее.

Создание шаблонов задач доступно всем пользователям системы. Открыть доступ к своему шаблону можно всем или отдельным сотрудникам, чтобы они смогли использовать их в своей работе.

Как создать шаблон задачи?

Перейдите в список задач и раскройте меню рядом с кнопкой «Создать задачу». 

В шаблоне задачи вы можете задать следующие параметры:

  • Добавить в избранное (1). Используйте эту функцию, если не хотите отображать в меню все созданные вами шаблоны задач. Тогда при клике на стрелку рядом с кнопкой «Создать задачу» будут выводиться только избранные шаблоны. Другие шаблоны будут храниться на странице всех шаблонов задач. Каждый пользователь для себя определяет наиболее часто используемые шаблоны и добавляет в избранное. 
  • Открыть доступ к шаблону всем или определенным сотрудникам (2). Они смогут создавать по ним задачи.
  • Заполнить необходимые поля: название, описание, чек-лист, добавить файл, назначить приоритет (3).
  • Назначить ответственного (1) и наблюдателей (2). Вы сразу можете указать ответственного, добавить наблюдателей. Создавая задачу по этому шаблону, участники установятся автоматически.
  • Назначить постановщика (3) от имени которого каждый раз будут создаваться задачи по этому шаблону. Если нужно, чтобы при создании задачи устанавливался ее создатель, то в графе «Постановщик» выберите значение «Не указан».
Примечание: Когда пользователь создает задачу и указывает постановщиком другого человека, то постановщику приходит уведомление о том, что поручена задача от его имени. В уведомлении выводится информация о том, кем создана задача и кому поручена.
  • Указать сроки выполнения (4)Чтобы при создании задачи по шаблону автоматически устанавливались дата начала и окончания, укажите их в соответствующих графах. 

Если в поле «Начать задачу» установить 0, то срок начала выполнения задачи будет равен фактической дате создания задачи.

Если вы ставите задачи с вечера, то укажите в этой графе цифру 1. Тогда при создании задачи дата начала будет автоматически устанавливаться завтрашней.

Если оставить поле пустым, то дата начала не будет устанавливаться.

В поле «Крайний срок» укажите, за какое количество дней необходимо выполнить эту задачу. Если установить 1, то Flowlu автоматически просчитает и установит дедлайн на следующий день от даты начала задачи. Если дата начала не будет указана в шаблоне, то на следующий день от фактической даты создания задачи.

Если установить в этой графе 0, то соответственно дата окончания будет равна дате создания задачи.

В шаблоне вы также можете настроить параметры повторения, чтобы задача автоматически создавалась в заданное время с определенным интервалом повторения. Читайте об этом подробнее: «Как создать регулярную задачу».
  • Привязать к проекту, контрагенту, списку (5). Заполните эти поля, если нужно, чтобы задача автоматически к ним привязывалась.
  • Заполнить пользовательские поля (6). Если вы используете пользовательские поля, то вы также можете заполнить их в шаблоне задачи.

Как создать задачу по шаблону?

1 способ. Из списка задач

Создать задачу по шаблону можно из списка задач, раскрыв меню рядом с кнопкой «Создать задачу»:

2 способ. Через форму создания задачи 

При добавлении задачи в любом месте системы (через «+» в верхнем боковом меню, в сделке, проекте, карточке контрагента, рабочей области) вы можете выбрать необходимый шаблон. Если задача добавляется внутри сделки, проекта, рабочей области, карточки контрагента, то привязка к ним будет установлена автоматически.

3 способ. Из списка шаблонов задач

Создание задачи из шаблона доступно также из списка шаблонов задач. Для этого перейдите по кнопке «Все шаблоны». И кликните на «+» для создания задачи по шаблону:

4 способ. Из окна шаблона задачи

Все созданные по шаблону задачи будут выводиться в самом шаблоне на вкладке «Задачи». Рядом с задачами, созданными по шаблону автоматически, вы увидите иконку «Задачи», созданные вручную не помечаются.

Редактирование шаблона

Шаблоны задач можно отредактировать в любой момент. При этом ранее созданные по нему задачи не будут изменены.

Основные параметры можно редактировать Inline. Например, сроки, описание, чек-лист, участников.

Постановщика или ответственного можно изменить через кнопку «Редактировать»

Если вы удалите шаблон, то все ранее созданные по нему задачи сохранятся.

Права доступа к шаблону

Ваш шаблон задачи будут видеть только те сотрудники, которым вы откроете доступ. При этом пользователи с уровнем доступа «Исполнитель» к модулю «Задачи» не смогут редактировать ваш шаблон. Изменение шаблона доступно создателю и администраторам модуля «Задачи».

Как создать шаблон задачи