Как загрузить счета и акты в 1С:Бухгалтерия 3.0


Вам больше не придется дублировать вручную счета, акты, оплаты в 1С, чтобы вести бухгалтерский учет. Из Flowlu в 1С:Бухгалтерия можно импортировать счета и акты за любой выбранный период, с любыми выбранными статусами. 

Импортируются не только новые счета и акты, но и все изменения ранее загруженных, что исключает риск расхождения данных. Вместе с ними в 1С будут импортированы новые контрагенты и номенкулатура (продукты/товары) из Flowlu. Импорт осуществляется при помощи файла внешней обработки. Скачать файл вы можете в конце этой инструкции.

Обратите внимание, что здесь приводится описание настройки импорта для 1С:Бухгалтерия 3.0 в базовой конфигурации.   

1 шаг. Запуск внешней обработки в 1С

  • Перейдите в раздел «Администрирование» → «Печатные формы и обработки».

  • Установите флажок в графе «Дополнительные отчеты и обработки» и перейдите по ссылке «Дополнительные отчеты и обработки».

  • Нажмите на кнопку «Создать».  

  • В окне с предупреждением о безопасности нажмите «Продолжить».

  • В диалоговом окне выберите скачанный до этого файл для внешней обработки и нажмите «Открыть».

  • Нажмите команду «Выполнить».


2 этап. Подключение Flowlu

  • Укажите параметры подключения: 
    • адрес портала Flowlu.
    • введите e-mail и пароль своего пользователя. У вас должны быть права администратора во Flowlu, в том числе к модулям «Финансы» и «Акты».

После этого проверьте подключение. При успешной авторизации вы увидите соответствующее диалоговое окно.  

3 шаг. Настройка вариантов загрузки и периода

Возможны четыре варианта загрузки данных:

  1. Все измененные. При этом варианте будут загружаться измененные счета и акты за весь период. Используйте этот вариант, если впервые загружаете счета и акты из Flowlu и никогда не дублировали счета в 1С. Или только начинаете вести учет счетов и актов в Flowlu.

    2. За количество дней. Этот вариант представляет из себя «скользящее окно«. Загружаться будут документы, дата создания которых не ранее, чем количество дней, указанное в поле и до сегодняшней даты.

    3. Начиная даты.  Если нужно загрузить документы, которые были созданы или изменены только с определенной даты. Используйте этот вариант загрузки, если вы до этого вручную дублировали счета из Flowlu в 1С.

    4. За период. Позволяет выбрать любой промежуток времени, за который необходимо выгрузить документы. Например, вы можете загрузить изменения в счетах и актах за 3 дня в прошлом месяце.  

    4 шаг. Настройка параметров загрузки

    На этом этапе нужно указать, что необходимо загрузить и в какие группы.

    • Если нужно импортировать счета, то установите в этой графе флаг. Далее выберите, с какими статусами нужно загружать счета из  Flowlu. К примеру, счета со статусами «Не оплачен», «На согласовании» можно не отмечать, так как они еще могут быть изменены сотрудником или удалены.
    • При необходимости установите флаг в графе «Загружать акты» и выберите статусы. Здесь также вы увидите все статусы актов, в том числе самостоятельно добавленные во Flowlu.
    • Укажите комментарий к загружаемым документам. Например, «Импортировано из Flowlu».

    Теперь нужно добавить общие настройки обмена обработки.

    • В окне настроек перейдите на вкладку «Общие».
    • Выберите одну или несколько организаций, счета и акты которых необходимо загружать.

    Важно! Не забудьте, что 1С определяет организации по ИНН, которые указаны в счетах и актах Flowlu. Если у получателя или плательщика не указаны ИНН, то счета и акты не будут загружены.

    • Укажите или создайте наименование номенклатуры по умолчанию. Вручную указанные позиции в счете Flowlu (без привязки к продуктам и услугам) 1С будет относить к ней. В печатной форме счета и акта будет выводиться описание, указанное для этой позиции (1).
    • В графах «Вид номенкулатуры "товар"» и «Вид номенкулатуры "услуга"» определите, к чему относить продукты из каталога Flowlu, указанные в счете (2). А к чему услуги из каталога Flowlu.

     

    Примечание. При добавлении товара в каталог Flowlu указывается тип товара: «Услуга» или «Продукт». Определите, к какому виду номенкулатуры в 1С относить эти типы товаров.

    • Укажите существующую или создайте отдельную группу для новых контрагентов (3), которые будут импортироваться из Flowlu. Если нет такой необходимости, то оставьте это поле пустым.

    Примечание: 1С определяет контрагентов по ИНН. Если в счете указан ИНН, по которому уже заведен контрагент в 1С, то не будет создаваться дубликат.

    • Выберите или добавьте группу для новой номенклатуры, которая будет импортироваться из каталога товаров Flowlu (4). Аналогично группе для новых контрагентов в нее будут загружаться ранее недобавленные в 1С товары.

    Обратите внимание, что если в каталоге к товару добавлено описание, то именно оно будет выводиться в печатной форме счета или акта 1С.


    • Теперь установите или снимите флаг в графе «Проводить загружаемые документы».
    • В следующей графе выберите склад по умолчанию для того, чтобы из Flowlu в 1С корректно загружалась номенкулатура. Складской учет в данном случае не ведется.

    • Все настройки выполнены. Нажмите на кнопку «Выполнить обмен».

    Если все было настроено верно, то вы увидите ход загрузки:

    В случае возникновения проблем обратитесь в нашу техподдержку через онлайн-чат или напишите на e-mail: support@flowlu.ru