Пользовательские поля и списки в CRM. Что это, зачем и как настроить?

Пользовательские поля и списки в CRM

Пользовательские поля и списки в CRM. Что это, зачем и как настроить?

Каждой компании нужно фиксировать какую-то свою информацию по работе с клиентом, детали по проектам, задачам, сделкам.

Страховым агентствам – номер полиса, страховую сумму, наименование банка.
Компаниям, у которых есть доставка – время и адрес в списке заказов.
Веб-агентствам – доступы в административную панель по каждому проекту, срок окончания лицензии или оплаты хостинга.
Практически всем компаниям – сроки заключения договоров.

Эта информация также должна легко находиться по заданным параметрам, чтобы, к примеру, быстро узнать, какие доставки запланированы на сегодня, какие договора, услуги по клиентам требуют продления, какие дополнительные потребности есть у заказчиков и т.д.

Можно выводить абсолютно все поля и списки в системе. Но тогда она будет выглядеть примерно так, и пользоваться сервисом станет невозможно из-за большого количества данных, в которых сложно ориентироваться.

таблица

Именно для этого и предназначены пользовательские поля и списки. С помощью них вы сможете настроить только нужные вам поля для записи любых данных в карточках клиентов, сделок, проектов и т.д.

В этой статье мы расскажем на конкретных примерах, как использовать этот функционал. Чтобы разобраться в нем потребуется не более 15 минут. А в результате вы и ваша команда сможете хранить информацию в структурированном виде и находить мгновенно нужные данные.

Читайте далее или смотрите видео в конце этой статьи.

Настраиваем дополнительные поля в модуле для учета доставки заказа

К примеру, вы занимаетесь изготовлением мебели или установкой окон и вам необходимо в списке заказов указывать дату, время выезда мастера или доставки.

Для этого переходим в «Настройки системы» → «Пользовательские поля» → «Основные». Открываем модуль «CRM» или Проекты, в зависимости от того, какой вы используете для реализации заказов.

Пользовательские поля

И добавляем следующие типы полей:

  • Дата. Указываем название. Далее выбираем пункт «Фильтр», чтобы в списке можно было фильтровать данные по дате
  • Текстовое поле для внесения адреса
  • Еще одно текстовое поле для указания дополнительной информации, например, желаемого времени доставки
  • Пользователь для назначения исполнителя. Также отмечаем пункт «Фильтр».
  • Да/Нет, чтобы отмечать выполнен (доставлен) заказ или нет
Список полей

По умолчанию все добавленные поля будут выводиться в списке проектов (или сделок) с заданными фильтрами. Если нужно какую-то информацию выводить только на детальной странице заказа – уберите галочку в настройках «Отображение в списке».

Отображение в списке

Добавленные поля заполняются на детальной странице проекта:

Детальная страница проекта

Эта информация будет выводиться в списке проектов, которую вы сможете сортировать и фильтровать.

Список проектов

Настраиваем списки для учета данных по страхованию клиента

В данном случае информация будет выводиться в определенных карточках клиента и отдельным списком. Вот так:

Списки в карточке контрагента

Теперь расскажем, как это настроить.

Установите приложение «Списки» в соответствующем разделе. После этого появится отдельный пункт в меню, где вы сможете создавать неограниченное количество таблиц с любым набором полей.
Для этого переходим в подраздел «Все списки» и создаем 2 таблицы под названием «Страхование» и «Список договоров»

Создание списков

Создадим набор полей в таблице «Список договоров». У нас он будет выглядеть так:

Поля для списка договоров

Тип поля «Файл» позволит нам прикреплять любое количество документов с компьютера или из Google Drive. Это поле в форме добавления записи будет выглядеть так:

Форма добавления записи

В поле «Контрагент» при добавлении записи будет открываться окно выбора компаний и контактов из CRM. После сохранения записи, она отобразится в карточке контрагента, на вкладке «Списки».

Список договоров в карточке

Перейдем к созданию списка «Страхование». Набор полей здесь будет такой:

Набор полей

Тип поля «Выпадающий список» позволит нам при добавлении новой услуги по страхованию выбрать один из созданных нами пунктов:

Выпадающий список

Список видов страхования создается в настройках поля:

Заполнение

Информация для разработчиков:
В настройках выпадающего и множественного списков вы можете добавить ID сущности, чтобы интегрировать их с внешней системой при помощи API

Если нужно указывать сразу несколько пунктов, то выберите тип поля: «Множественный список»

Еще один тип поля, который может вызвать вопросы – это «Ссылка на список».
Когда он может пригодиться?
К примеру, в таблице «Страхование» нам не нужно указывать подробную информацию по договору клиента. Из-за этого таблица получится слишком громоздкая. Нам достаточно лишь сослаться на его номер. Все подробности договора будут храниться в отдельной таблице, которую мы так и назвали «Список договоров».
При настройке поля «Ссылка на список» мы указываем «Список договоров» и столбец «№ Договора»:

Настройка ссылки на список

Теперь при добавлении новой записи в списке «Страхование» мы сможем выбрать номер договора:

Заполнение

Еще важный момент.
В таблице «Страхование» мы указываем и «Страховую компанию», и «Страхователя». Это 2 поля, которые связаны с компаниями и контактами из CRM. Соответственно записи будут выводиться сразу в этих двух карточках.

Полученный результат:

Благодаря фильтрам вы сможете строить выборки в любом разрезе и мгновенно находить нужные данные:

Страхование
Список договоров

О правах:

Доступ к спискам назначается в 2 этапа.
Сначала настраиваются поля на уровне самого приложения. Администраторы получат доступ ко всем спискам и смогут создавать собственные. Сотрудники увидят только те списки, к которым у них будет открыт доступ. Создавать собственные списки он не сможет.

Настройка доступа

После этого вы можете открыть доступ сотруднику к конкретному списку.
Можно открыть доступ к редактированию (внесения данных в список) или только к просмотру.

Настройка прав

Подведем итоги

С помощью пользовательских полей и списков вы сможете:

  • Вести и фильтровать информацию по нужным вам параметрам
  • Добавлять любые поля и списки в зависимости от вашего бизнес-процесса
  • Настраивать поля без специальных знаний и больших временных затрат, а также в любой момент менять их.
Внимание! Пользовательские поля доступны с тарифа Flowlu «Стандарт».

Внедряйте, настраивайте и повышайте эффективность своей работы!

No Comments

Post A Comment