CRM для логистики. Как контролировать грузоперевозки с помощью Flowlu

CRM для логистики

CRM для логистики. Как контролировать грузоперевозки с помощью Flowlu

Как это обычно бывает, компания грузоперевозок «Молния» осознала, что пора внедрять CRM только после того как потеряла десятки заявок.

По каким-то заявкам менеджеры забывали вовремя отправить расчеты клиентам, какие-то бросали, не добившись ответа. Также не могли предложить подходящего решения и удерживать постоянных клиентов, по которым просто не было истории сотрудничества. А из-за того, что у сотрудников компании не было полной и наглядной картины текущих бизнес-процессов, было непонятно, на каком этапе находится каждая заявка. В итоге они не могли качественно управлять бизнес-процессами и теряли даже постоянных лояльных клиентов.

Для решения этих проблем компания грузоперевозок решила внедрить CRM. На примере Flowlu мы покажем, как это сделать без помощи технического специалиста и всего за 1 день.

Всего процесс настройки и внедрения проходит в 3 этапа:

1 этап

  • настраиваем воронку продаж для учета и обработки поступающих заявок от клиентов;
  • устанавливаем готовую веб-форму на сайт, настраиваем пересылку писем с заявками с e-mail для автоматического создания сделок в CRM.

По итогу этого этапа в организации появится возможность обрабатывать поступающие заявки быстрее и успешно закрывать бОльшее количество сделок.

2 этап – создаем доску проектов с этапами работ для мониторинга перевозок.
После внедрения этого этапа у сотрудников будет наглядная картина того, где находится каждый груз, возникают ли какие-то сложности и когда он будет доставлен.

3 этап – настраиваем реквизиты организации для выставления счетов, финансовые статьи для учета поступлений и расходов.
После этих настроек вы наведете порядок во взаиморасчетах: сможете в 2-3 клика выставлять счета клиентам, отслеживать по ним оплаты, а также планировать даты выплат перевозчикам.

1 этап. Настраиваем воронку продаж и обрабатываем заявки

Благодаря обработке сделок по воронке продаж менеджеры не упустят из виду ни одной заявки от клиента и смогут довести до успешного завершения большее количество сделок.

Первое, с чего необходимо начать – настроить воронку продаж, то есть этапы работ, по которым будут обрабатываться заявки от клиентов до заключения сделки.
Потенциальные сделки будут создаваться и вестись в разделе «CRM» → «Сделки». В их карточках будет храниться вся информация о запланированных встречах, звонках, информация о грузе.

Необходимые этапы воронки продаж администратор системы Терентий добавляет в разделе «Настройки системы» → «Воронки продаж»:

Настройка воронки продаж
Воронка продаж

Теперь менеджеры могут создавать новые сделки на доске:

Доска сделок

Автоматическое создание сделок

Чтобы вручную не создавать заявки, которые клиенты оставляют в форме обратной связи на сайте или пишут на e-mail – Терентию нужно настроить автоматическую генерацию лидов.

Как это сделать?
После формирования воронки продаж для нее генерируется специальный адрес электронной почты в разделе «Сделки из E-mail». Терентий настраивает пересылку на этот адрес в электронной почте, чтобы письма, приходящие на нее, дублировались в CRM в виде сделок.

В разделе «Сделки из веб-форм» Терентий копирует код готовой веб-формы и вставляет его на сайт. Теперь заявки, отправленные через эту форму, будут автоматически создаваться в виде сделки в разделе CRM.

Обрабатываем заявки

Все поступающие запросы от клиентов будут обрабатываться по настроенным этапам и менеджеры компании «Молния» смогут отслеживать, на каком этапе находится каждый запрос и вовремя замечать «подвисшие» заявки.

В карточке сделки менеджеры указывают всю информацию для перевозки: контрагента из CRM, пункт отправки, габариты, стоимость груза, предполагаемый бюджет. Здесь же они планируют события, чтобы не забыть вовремя позвонить клиенту, отправить e-mail и прочее.

Детальная сделки
Запланированные события по всем сделкам можно посмотреть в разделе «Календарь».

После того как менеджер Прокопий уточняет у заказчика всю информацию, он переносит сделку на следующий этап:

Доска сделок

Ставит задачу по сделке специалисту Игнату на подбор перевозчика и подготовку расчета. В задаче он устанавливает сроки (1), выбирает в списке ответственного Игната (2).
Если у исполнителя есть доступ к сделкам, то он увидит, по какой сделке задача создана (3,) и сможет перейти в нее для получения дополнительной информации. Если доступа нет, в таком случае менеджер всю необходимую информацию добавляет в задачу.

Задача по сделке

После создания задачи исполнитель Игнат получает оповещение в мессенджер и видит ее у себя в разделе «Задачи» → «Сегодня» или «Все». А менеджер Прокопий – на вкладке «Поручено». Здесь он сможет контролировать ее выполнение и дедлайн.

7

После того, как расчеты готовы, специалист прикрепляет документ к задаче и завершает ее. Прокопий получает об этом оповещение в мессенджер.
Теперь можно звонить заказчику и сообщить ему стоимость и сроки доставки.

Оповещение о выполненной задаче

Далее карточку заявки Прокопий передвигает на этап «Ожидание ответа» и создает событие по сделке на 10 ноября: «Позвонить, узнать решение». 9 ноября в карточке сделки появится бирюзовый индикатор и менеджер сразу увидит, что по этой сделке нужно созвониться с заказчиком в скором времени. Если этого не получится сделать – после завершения времени события индикатор станет красным и будет таким до тех пор, пока менеджер не отметит его завершенным.

Индикатор в карточке сделки

После получения положительного ответа от клиента, Прокопий выставляет по сделке счет, отправляет его клиенту и передвигает сделку на этап «Ожидание оплаты».
Подробнее о выставлении счетов читайте в 3 разделе этой статьи.
Как только придет оплата, менеджер продолжит работу в разделе «Проекты».

Выставление счета

2 этап «Мониторим процесс грузоперевозок»

На этом этапе менеджеры будут контролировать процесс доставки груза до заказчика. Благодаря наглядной доске проектов сотрудники точно будут знать, где находится каждый груз, возникают ли какие-то проблемы и когда он будет доставлен.
Чтобы создать доску проектов администратор системы Терентий заходит в раздел «Проекты» → «Доска проектов» и кликает на кнопку в правом верхнем углу:

Создание доски

Доска проектов будет называться «Международные перевозки» и включать этапы: Отгрузка, Доставка в страну, Доставка в город, Доставка по городу.
Дополнительно к каждому этапу можно добавить свой чек-лист для более детального отслеживания процесса перевозок на доске проектов:

15
В будущем администратор сможет создать еще доски, для других типов проектов.

Создаем и контролируем перевозки

Когда клиент подтверждает заказ, менеджер Прокопий конвертирует ее в проект:

Создание проекта

Все данные из проекта: название, заказчик, описание, бюджет, подтягиваются в проект автоматически и менеджеру Прокопию остается только выбрать нужную доску проектов.

Создание проекта

По сделке можно создать только один проект. В списке будет видно, по каким сделкам уже есть проект:

Проект по сделке

Если сделка больше не нужна, то менеджер закрывает ее с пометкой «Успешно»:

Закрытие сделки

Если на первых этапах контроль проектов не составляет труда, так как эти этапы длятся от силы 2-4 дня. А вот на самом длительном этапе – «Доставка в страну» – копится всегда большое количество проектов.  Сроки доставки каждого груза могут быть разными: от 2 дней до 3 месяцев. Одной доски для контроля становится мало.
В таком случае менеджер на диаграмме Ганта составляет график перевозки каждого груза, чтобы иметь более точное представление о том, какой груз где находится и когда ожидается.
Для этого он устанавливает сроки для каждой задачи на диаграмме с названием городов и связывает их. Таким образом, если груз задержится в каком-то городе, то все остальные связанные задачи автоматически сдвинутся по срокам.

Подробнее о работе с диаграммой Ганта читайте здесь

диаграмма ганта

Теперь, чтобы узнать дату доставки груза – менеджеру достаточно перейти на диаграмму.

Дополнительные поля в проекте

Для полного фиксирования информации по перевозкам менеджерам компании «Молния» необходимо указывать в проекте названия компаний или контактов, которые занимаются непосредственно доставкой.
Для этого Терентий в разделе «Настройки системы» → «Пользовательские поля» добавил для модуля «Проекты» тип пользовательского поля «Контрагент» и назвал его «Агент». Теперь менеджеры в карточке проекта будут указывать агента из CRM. Этот столбец будет выводиться в списке проектов и с помощью поиска или фильтра менеджер быстро сможет найти грузы, которые были переданы конкретному перевозчику.

Пользовательские поля
Поля в проекте

3 этап. Контролируем взаиморасчеты

Теперь расскажем, как с помощью Flowlu логистическая компания «Молния» будет контролировать своевременные поступления от клиентов и выплаты агентам с помощью Flowlu.

В системе можно выставлять счета и проводить по ним оплату, учитывать затраты по проеку.

Для того, чтобы начать выставлять счета администратору Терентию в разделе «Настройки системы» → «Организации» необходимо указать реквизиты своей организации, логотип, налоги и прочее:

Реквизиты организации

Там же в настройках, в подразделе «Счета организации» Терентий добавляет банковский счет и наличный:

Банковский счет

В подразделе «Категории доходов и расходов» Терентий создает наименования финансовых статей. Это позволит в дальнейшем учитывать по ним движение денежных средств и анализировать структуру поступлений и расходов.

финансовые статьи

Счета в компании «Молния» будут выставлять только по сделке. Но его можно создавать и с привязкой к проекту, и произвольно.

После выставления счета менеджер отправляет клиенту внешнюю ссылку для оплаты. Клиент переходит по ссылке и скачивает его.

Внешняя ссылка на счет

В разделе «Счета», с помощью фильтров менеджер может контролировать поступление оплат, отслеживать клиентам просроченные счета и отправлять напоминания об оплате.

Список счетов

После поступления оплаты по счету менеджер получает оповещение в мессенджер.

В проекте, разделе «Затраты по проектам» менеджеры планируют выплаты агентам.
При внесении затрат они указывают дату (1), сумму (2), статью расходов (3), агента из CRM (4).

Затраты по проекту

Все планируемые расходы по агентам выводятся в разделе «Отчеты» → «Предстоящие расходы». Его можно открыть также в списке проектов через кнопку в правом верхнем углу:

Расходы по проектам

Благодаря этому отчету руководитель транспортной компании «Молния» точно будет знать, когда кому нужно перечислить деньги.

Предстоящие расходы

Получаем историю работы по клиенту в одном месте

Теперь узнать про текущие, завершенные сделки, предстоящие события и задачи, сумму выплат и предстоящих оплат, документацию менеджерам не составляет никакого труда. Вся информация подтягивается в карточку клиента и доступна в 2-3 клика.

карточка клиента

Полная история работ в CRM, визуализация бизнес-процесса в компании помогут транспортной компании «Молния» быстрее обрабатывать заявки и качественнее управлять грузоперевозками, а также выстраивать правильную стратегию взаимодействия с клиентами.

No Comments

Post A Comment