Затраты на примере проекта по строительству коттеджа

Говорят, что идеальный строитель всегда в курсе, сколько бетона, кирпичей и обоев ушло на коттедж. В реальной жизни все немного иначе: затраты обычно пишутся на бумажках, записки путаются и теряются, а часть материалов, похоже, оседает на даче кого-то из стройбригады.

С помощью Flowlu вы можете вести затраты по каждому проекту с четкой и понятной структурой и понимать, как расходуются ресурсы

Напомним, что в первой части кейса мы рассмотрели, как создавать проект, управлять им и контролировать сотрудников. В этой статье расскажем, как фиксировать в нашей системе затраты по проекту:

• сумму оплаты рабочим,
• стоимость аренды спецоборудования и т.д.,
• стоимость ресурсов: например, сколько ушло денег на покупку гипсокартона, доски, бетона. плиты, сайдинга расход материалов и денег по каждому этапу строительства.

И кое-что еще:

• как планировать оплату ресурсов, учитывать долги
• как учитывать затраты по поставщикам, статьям расхода, списывать средства с нужных банковских счетов

Учет затрат ведет менеджер проекта. Данные не доступны никому кроме него и администратора модуля «Проекты».

Как внести затраты в систему

В проекте перейдите на вкладку «Затраты» и нажмите на кнопку «Добавить затраты». В открывшемся окне укажите вид расходов (бетон, кирпичи, дерево, услуги декоратора), стоимость, этап проекта, к которому относятся затраты, банковский счет организации (или наличные) – с него списываются средства, статью расхода, поставщика из CRM.

Затраты по проекту будут отображаться в карточках соответствующих поставщиков. Вы будете видеть, что и когда было у него закуплено.

Как планировать расходы по проекту

Запишите в расходах по проекту, какой материал или ресурс вам необходим, на какую сумму и поставьте отметку «Не оплачено»

Если вы планируете оплачивать пункт затрат частями, укажите конкретную сумму, которую хотите перевести поставщику.

Как оценить рентабельность строительства

В списке затрат по проекту отображаются следующие данные:

• бюджет проекта (указывается при создании проекта или на главной странице проекта)
• фактическая сумма затрат
• лимит затрат (указывается при создании проекта или на странице затрат)
• общая сумма затрат по проекту, с учетом той суммы, которая еще не оплачена
•  что оплачено, а что – еще нет: с датами и пометками, какому поставщику нужно перечислить эту сумму.

Для удобства список затрат разбит по месяцам.

Затраты по этапам проекта позволяют узнать, сколько потребовалось материалов на конкретном этапе строительства и во сколько это обошлось.

Сравнивайте сумму расходов с бюджетом проекта и лимитом затрат и контролируйте рентабельность проекта.

Как отслеживать движение денежных средств

Все поступления и расходы по проекту попадают в раздел «Транзакции». Благодаря ему руководитель видит движение денежных средств в компании:

• сколько платежей поступило и по каким проектам
• что закуплено и по какому проекту
• на какую сумму были совершены закупки и у какого поставщика
• с какого счета списаны деньги или оплачено было наличными
• кто провел транзакцию (ответственные по транзакции проставляются автоматически, в зависимости от того, кто ее вводил).

Список транзакций находится в разделе Финансы → Транзакции и выглядит так:

Контроль доходов и расходов

Благодаря финансовым отчетам, руководитель всегда будет знать точную сумму всех поступлений и расходов в компании.

Итоги

Что получили:

• Настроенную систему учета расходов, в том числе и тех, что были оплачены наличными
• Возможность планировать расходы и поступления
• Возможность отслеживать рентабельность единичного проекта и оптимизировать процесс, чтобы повышать прибыль.
• Инструмент для контроля всех поступлений и расходов в компании

Что потратили:

• 1 час на знакомство с системой и настройку функционала
• От 1 до 5 минут на внесение информации о каждом пункте расходов
• Полчаса на вдумчивое чтение этой статьи.

Читать: Кейс по малоэтажному строительству: управление проектом
Больше интересного о возможностях Flowlu ищите здесь.