Flowlu
Возможности
  • Управление проектами
    • Типовые проекты
    • Полный контроль над проектами
    • Учет платежей и затрат по проектам
    • Управление задачами и контроль времени
  • Управление задачами
    • Совместная работа над задачами
    • Регулярные задачи и шаблоны
    • Учёт времени по задачам
    • Аналитика и отчёты по задачам
  • Управление финансами
    • Простой учет денежных средств
    • Учет для нескольких юр. лиц и счетов
    • Аналитика по статьям
    • Прозрачные отчёты
  • Cчета на оплату и акты
    • Коммерческие предложения
    • Простое управление счетами
    • Согласование счетов
    • Онлайн-оплата
    • Акты выполненных работ
    • Настраиваемые печатные формы
    • Загрузка в 1С:Бухгалтерия 8.3
  • Базы знаний
    • Корпоративная база знаний
    • Справочный центр для ваших клиентов
  • Облачная CRM
    • Управление клиентами
    • Управление продажами
    • CRM с интеграцией почты
  • Agile управление проектами
    • Гибкое планирование
    • Эффективное управление процессом
    • Прямой импорт из Jira
    • Интеграция с Zendesk
  • Работа в команде
    • Общие и личные календари
    • Работа с документами
    • Мессенджер
  • Дополнительные возможности
    • Ментальные карты онлайн
    • Списки по проектам и контрагентам
Решения
  • Для строительных компаний
  • CRM для веб-студий
  • Управление IT-проектами
  • CRM для дизайн-студии
  • CRM, финансы для малого бизнеса
Интеграции
Цены
Поддержка
Ещё
    Задать вопрос
    Личный кабинет
    Заказать звонок
    support@flowlu.ru
    г. Челябинск, ул. Молодогвардейцев, 31
    • Вконтакте
    • Facebook
    • Twitter
    • Instagram
    • YouTube
    Войти
    Регистрация
    Flowlu
    Возможности
    • Управление проектами
      • Типовые проекты —
      • Полный контроль над проектами —
      • Учет платежей и затрат по проектам —
      • Управление задачами и контроль времени
    • Управление задачами
      • Совместная работа над задачами —
      • Регулярные задачи и шаблоны —
      • Учёт времени по задачам —
      • Аналитика и отчёты по задачам
    • Управление финансами
      • Простой учет денежных средств —
      • Учет для нескольких юр. лиц и счетов —
      • Аналитика по статьям —
      • Прозрачные отчёты
    • Cчета на оплату и акты
      • Коммерческие предложения —
      • Простое управление счетами —
      • Согласование счетов —
      • Онлайн-оплата —
      • Акты выполненных работ —
      • Настраиваемые печатные формы —
      • Загрузка в 1С:Бухгалтерия 8.3
    • Базы знаний
      • Корпоративная база знаний —
      • Справочный центр для ваших клиентов
    • Облачная CRM
      • Управление клиентами —
      • Управление продажами —
      • CRM с интеграцией почты
    • Agile управление проектами
      • Гибкое планирование —
      • Эффективное управление процессом —
      • Прямой импорт из Jira —
      • Интеграция с Zendesk
    • Работа в команде
      • Общие и личные календари —
      • Работа с документами —
      • Мессенджер
    • Дополнительные возможности
      • Ментальные карты онлайн —
      • Списки по проектам и контрагентам
    Решения
    • Для строительных компаний
    • CRM для веб-студий
    • Управление IT-проектами
    • CRM для дизайн-студии
    • CRM, финансы для малого бизнеса
    Интеграции
    Цены
    Поддержка
    Что нового?
      Flowlu
      Возможности
      • Управление проектами
        • Типовые проекты —
        • Полный контроль над проектами —
        • Учет платежей и затрат по проектам —
        • Управление задачами и контроль времени
      • Управление задачами
        • Совместная работа над задачами —
        • Регулярные задачи и шаблоны —
        • Учёт времени по задачам —
        • Аналитика и отчёты по задачам
      • Управление финансами
        • Простой учет денежных средств —
        • Учет для нескольких юр. лиц и счетов —
        • Аналитика по статьям —
        • Прозрачные отчёты
      • Cчета на оплату и акты
        • Коммерческие предложения —
        • Простое управление счетами —
        • Согласование счетов —
        • Онлайн-оплата —
        • Акты выполненных работ —
        • Настраиваемые печатные формы —
        • Загрузка в 1С:Бухгалтерия 8.3
      • Базы знаний
        • Корпоративная база знаний —
        • Справочный центр для ваших клиентов
      • Облачная CRM
        • Управление клиентами —
        • Управление продажами —
        • CRM с интеграцией почты
      • Agile управление проектами
        • Гибкое планирование —
        • Эффективное управление процессом —
        • Прямой импорт из Jira —
        • Интеграция с Zendesk
      • Работа в команде
        • Общие и личные календари —
        • Работа с документами —
        • Мессенджер
      • Дополнительные возможности
        • Ментальные карты онлайн —
        • Списки по проектам и контрагентам
      Решения
      • Для строительных компаний
      • CRM для веб-студий
      • Управление IT-проектами
      • CRM для дизайн-студии
      • CRM, финансы для малого бизнеса
      Интеграции
      Цены
      Поддержка
      Что нового?
        Войти Регистрация
        Flowlu
        Flowlu
        • Возможности
          • Назад
          • Возможности
          • Управление проектами
            • Назад
            • Управление проектами
            • Типовые проекты
            • Полный контроль над проектами
            • Учет платежей и затрат по проектам
            • Управление задачами и контроль времени
          • Управление задачами
            • Назад
            • Управление задачами
            • Совместная работа над задачами
            • Регулярные задачи и шаблоны
            • Учёт времени по задачам
            • Аналитика и отчёты по задачам
          • Управление финансами
            • Назад
            • Управление финансами
            • Простой учет денежных средств
            • Учет для нескольких юр. лиц и счетов
            • Аналитика по статьям
            • Прозрачные отчёты
          • Cчета на оплату и акты
            • Назад
            • Cчета на оплату и акты
            • Коммерческие предложения
            • Простое управление счетами
            • Согласование счетов
            • Онлайн-оплата
            • Акты выполненных работ
            • Настраиваемые печатные формы
            • Загрузка в 1С:Бухгалтерия 8.3
          • Базы знаний
            • Назад
            • Базы знаний
            • Корпоративная база знаний
            • Справочный центр для ваших клиентов
          • Облачная CRM
            • Назад
            • Облачная CRM
            • Управление клиентами
            • Управление продажами
            • CRM с интеграцией почты
          • Agile управление проектами
            • Назад
            • Agile управление проектами
            • Гибкое планирование
            • Эффективное управление процессом
            • Прямой импорт из Jira
            • Интеграция с Zendesk
          • Работа в команде
            • Назад
            • Работа в команде
            • Общие и личные календари
            • Работа с документами
            • Мессенджер
          • Дополнительные возможности
            • Назад
            • Дополнительные возможности
            • Ментальные карты онлайн
            • Списки по проектам и контрагентам
        • Решения
          • Назад
          • Решения
          • Для строительных компаний
          • CRM для веб-студий
          • Управление IT-проектами
          • CRM для дизайн-студии
          • CRM, финансы для малого бизнеса
        • Интеграции
        • Цены
        • Поддержка
        support@flowlu.ru
        г. Челябинск, ул. Молодогвардейцев, 31
        • Вконтакте
        • Facebook
        • Twitter
        • Instagram
        • YouTube

        Управление строительными проектами. Кейс на примере малоэтажного строительства

        28 Февраля 2017
        Планирование проекта, постоянный контакт с заказчиком, контроль подрядчиков и затрат - вот, пожалуй, три кита, на которых держится успех строительной компании. На словах все легко, на деле – не так-то просто: подрядчики срывают сроки, плановые траты не сходятся с фактическими, а оплата от клиента поступает с перебоями. Рассказываем, как Flowlu помогает избежать типичных трудностей и строить успешный бизнес.

        Для удобства мы разбили кейс на 2 части.
        В этой части мы рассказываем о том, как настроить первый проект и управлять им. Во второй — как учитывать затраты по проекту и контролировать рентабельность.

        Из этой статьи вы узнаете:

        • как контролировать процесс строительства по множеству объектов и за несколько секунд узнавать, на каком этапе находится каждый объект строительства?
        • как учитывать поступления от заказчиков?
        • как оперативно получать фотоотчеты от подрядчиков и сотрудников с разных объектов?
        • как в любую секунду иметь под рукой необходимые документы по проекту: договоры, сметы, приложения, схемы, спецификации, инструкции?

        Первая ступень: прописываем этапы и работы по каждому из них

        Прежде чем создавать процесс в системе, рекомендуем составить список работ на бумаге и разбить их на этапы. Допустим, вы хотите сделать стандартным строительство каркасного дома. В этом случае этапы и список работ по каждому из них будут выглядеть так:

        – Подготовка 
        Согласование проекта. Обследование участка. Согласование сметы. Заключение договора

        – Фундамент
        Подготовка участка . Закладка коммуникаций. Фундаментные работы. Гидроизоляция. Сдача/приёмка этапа 

        – Строительство
        Нижнее перекрытие. Каркас стен. Перекрытие второго этажа. Обшивка стен. Стропильная система

        – Отделка
        Инженерные системы. Внутренняя отделка. Коммуникации. Установка светильников. Сантехника

        – Сдача проекта
        Подписание акта. Окончательный расчет. Публикация в портфолио. Обратная связь
        После того, как список готов, переходим во Flowlu. Нам предстоит настроить стандартный процесс, опираясь на список этапов и работ, создать первый проект, продумать систему оплаты и разобраться, где хранятся отчеты и документы.
        Доска проектов – инструмент, который располагается в разделе «Проекты». На доске можно заводить неограниченное количество типовых проектов. По мере выполнения карточки проектов перемещаются по доске – как вручную, так и автоматически, в зависимости от настроек модуля проектов.
        Нам необходимо создать новую доску проектов, на которой мы сможем задать все этапы строительства каркасного дома. Для этого переходим в раздел «Проекты» → «Доска проектов» и нажимаем на кнопку «Добавить доску проектов». После того как будет создана хотя бы одна доска проектов, новую можно будет добавить через серую кнопку-гамбургер и выбрать пункт «Создать доску».

        создание доски проектов



        кнопка гамбургер

        Открывается окно создания новой доски, в которой нужно указать ее название и описание (не обязательно). А затем — перенести то, что мы написали на бумаге: этапы и список работ по каждому из них. Список будет выглядеть как чек-лист: когда работа выполнена, она вычеркивается из списка. Каждый пункт создается с помощью клавиши Enter. Мышью можно поменять местами пункты или этапы, удалить их, отредактировать, или же добавить новые – если, к примеру, вы решили вынести отдельным пунктом установку дизайнерских карнизов или заливные полы. Количество этапов и пунктов не ограничено.


        После того, как вы внесли этапы и наметили чек-листы, нажмите на кнопку «Сохранить».

        4




        Ура! Доска по строительству каркасного дома готова. Можем приступать к испытаниям на живом проекте.

        Создаем проект и проверяем процесс в реальных условиях

        Теперь мы можем создать новый проект и проверить, будет ли работать наш процесс в реальной жизни. Возможно, придется добавить или удалить этапы, скорректировать список работ.

        Создание проекта

        Создать проект можно прямо с доски или через меню с помощью синей кнопки «+Новый проект».

        5



        Указываем название проекта, сроки, бюджет. Если сумма бюджета точно не определена, то ее можно изменить после создания проекта. Здесь же выбираем тип проекта, чтобы в него автоматически подтянулись уже созданные этапы работ и чек-листы.

        Обратите внимание на строчку «Указать лимит затрат». Укажите, какую максимальную сумму вы готовы потратить на проект. Эта сумма будет фигурировать в списке затрат. Так вы сможете сориентироваться, укладываетесь ли вы в лимиты или нет. О том, как во Flowlu считаются затраты по проекту, можно прочитать во второй части нашего кейса.

        создание проекта




        Теперь кликаем на строчку «Информация о заказчике». С помощью этого блока настроек мы можем создать новую карточку клиента, которая будет автоматически создана и в CRM.
        Вы можете выбрать тип клиента (физическое или юридическое лицо) и заполнить информацию, которая нужна для каждого из них. Например, для юридических лиц предусмотрены графы для данных о компании и контактных лицах, а для физических – только поля с именами и контактами.

        создание клиента


        Если карточка заказчика уже заведена в разделе CRM, то воспользуйтесь поиском, чтобы найти нужного клиента. После этого нажмите на кнопку «Создать проект».
        Созданный проект будет прикреплен к карточке клиента и вы всегда сможете узнать, какие проекты и когда были реализованы для конкретного заказчика.

        привязка клиента



        Нажимаем на кнопку «Создать проект» и добавляем работников, если это необходимо — архитектора, дизайнера, прораба. Менеджером проекта автоматически становится тот, кто его создал. Менеджеру доступна вся информация по проекту: счета, задачи, затраты. Участники же смогут наблюдать за ходом проекта, просматривать отчеты, оставлять комментарии. Также им будут доступны все документы проекта. Доступа к финансовой части проекта у них нет.

        приглашаем команду



        команда проекта

        События по проекту

        С помощью этого инструмента вы не пропустите важную встречу с заказчиком проекта и вовремя запросите акт выполненных работ. События появляются в личном календаре и сохраняются в карточке проекта, а добавить их можно в пару кликов.

        событие

        11


        12

        Оплата проекта

        Мы знаем, что значит для строительного бизнеса, когда деньги поступают вовремя. Поэтому Flowlu позволяет выставлять любое количество счетов по каждому проекту и контролировать сроки оплаты. Как и события, счета создаются в один клик. Просто нажмите на кнопку «Счет» и в открывшемся окне укажите наименование, сумму платежа и сроки оплаты.

        Счета по проекту можно посмотреть в самом проекте или карточке заказчика. Вы всегда будете видеть, какие счета оплачены, сколько платежей просрочено (подсвечены красным). Когда оплата поступила, в счете нажмите на кнопку «Провести оплату». Не забудьте указать счет организации, на который она поступила, и статью поступления.
        Если клиент вносит оплату частями, фиксируйте ровно ту сумму, которую он вам перевел. В этом случае счет будет помечен как частично оплаченный.

        13



        14



        15


        А когда работы по этапу проекта выполнены, вам останется подписать акт и отметить это в проекте, рядом с соответствующим счетом или в нем самом.


        акт не подписан



        акт

        Фотоотчеты и документы

        Этот раздел находится в проекте на вкладке «Документы». В нем хранится вся документация по проекту: сметы, допуски, договоры, акты. Любой участник проекта в любой момент может скачать или просмотреть нужный документ.

        В разделе «Порядок работ» менеджер проекта может прикреплять фото и документы к каждому пункту работ. Структурированный фотоотчет будут видеть все участники проекта и руководитель – даже если он не участвует в проекте, но имеет администраторские права к этому модулю. Все материалы можно скачать, а фотографии – еще и посмотреть в полном размере.

        20


        18



        19


        Контролируем подрядчиков и ставим строительство на поток

        Когда вы ставите типовой проект по строительству на поток, сразу же возникает масса проблем – от контроля подрядчиков до гигантских временных затрат. Чтобы объехать 20 коттеджей в пригородах и поселках, придется потратить минимум неделю!
        С помощью системы отчетности во Flowlu можно за 5 минут оценить, что происходит на каждом объекте строительства. Каждый проект отображается на созданной нами доске, и нам по-прежнему хватает несколько секунд, чтобы проконтролировать: что, где и на каком этапе. Если этапы выполняются одновременно, перемещайте карточку по доске и смотрите, какие работы этапа уже выполнены.

        Выполненные работы можно вычеркивать из чек-листа прямо на доске. А карточки проектов перетаскивать с этапа на этап вручную или довериться системе – проект переместится автоматически, когда будут выполнены все действия.

        Важно: Flowlu позволяет создать неограниченное количество досок. Строите бани, беседки, дома из пеноблока и оцилиндрованного бревна? Заведите свою доску проектов для каждого типа строительства! Переключаясь между досками, вы сможете отслеживать все, что происходит по каждому из них.

        Итоги

        Что получили:

        • Готовый процесс строительства типового каркасного дома с прописанными этапами и списком работ, который можно перенести в свой бизнес
        • Прозрачность: руководитель и участники проекта видят, на каком этапе находится проект Налаженную систему платежей, благодаря которой можно поступления оплаты по всем работам
        • Возможность контролировать подрядчиков с помощью фотоотчетов, документов и актов выполненных работ
        • Отлаженную работу по проекту, в который без труда могут вливаться новые участники и которому не угрожает текучка кадров.

        Что потратили:

        • 30 минут на чтение этого материала
        • 2,5 часа – на знакомство с настройками и создание своего типового процесса.

        Читать следующий кейс: Затраты по проекту на примере проекта по строительству коттеджа
        Больше интересного о возможностях Flowlu ищите здесь.

        Нужна консультация?

        Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

        Задать вопрос
        • Facebook
        Поделиться
        Назад к списку
        Возможности
        Управление проектами
        Управление задачами
        Управление финансами
        Cчета на оплату и акты
        Базы знаний
        Облачная CRM
        Agile управление проектами
        Работа в команде
        Дополнительные возможности
        Решения
        Для строительных компаний
        CRM для веб-студий
        Управление IT-проектами
        CRM для дизайн-студии
        CRM, финансы для малого бизнеса
        Компания
        О компании
        Варианты оплаты
        Политика конфиденциальности
        Лицензионный договор
        Блог
        Области применения Flowlu
        Тарифы
        Интеграции
        Партнёры
        support@flowlu.ru
        • Вконтакте
        • Facebook
        • Twitter
        • Instagram
        • YouTube
        Версия для печати
        Политика конфиденциальности
        © 2021 Все права защищены.