Управление строительными проектами. Кейс на примере малоэтажного строительства

Планирование проекта, постоянный контакт с заказчиком, контроль подрядчиков и затрат - вот, пожалуй, три кита, на которых держится успех строительной компании. На словах все легко, на деле – не так-то просто: подрядчики срывают сроки, плановые траты не сходятся с фактическими, а оплата от клиента поступает с перебоями. Рассказываем, как Flowlu помогает избежать типичных трудностей и строить успешный бизнес.

Для удобства мы разбили кейс на 2 части.
В этой части мы рассказываем о том, как настроить первый проект и управлять им. Во второй — как учитывать затраты по проекту и контролировать рентабельность.

Из этой статьи вы узнаете:

• как контролировать процесс строительства по множеству объектов и за несколько секунд узнавать, на каком этапе находится каждый объект строительства?
• как учитывать поступления от заказчиков?
• как оперативно получать фотоотчеты от подрядчиков и сотрудников с разных объектов?
• как в любую секунду иметь под рукой необходимые документы по проекту: договоры, сметы, приложения, схемы, спецификации, инструкции?

Первая ступень: прописываем этапы и работы по каждому из них

Прежде чем создавать процесс в системе, рекомендуем составить список работ на бумаге и разбить их на этапы. Допустим, вы хотите сделать стандартным строительство каркасного дома. В этом случае этапы и список работ по каждому из них будут выглядеть так:

– Фундамент После того, как список готов, переходим во Flowlu. Нам предстоит настроить стандартный процесс, опираясь на список этапов и работ, создать первый проект, продумать систему оплаты и разобраться, где хранятся отчеты и документы.

Доска проектов – инструмент, который располагается в разделе «Проекты». На доске можно заводить неограниченное количество типовых проектов. По мере выполнения карточки проектов перемещаются по доске – как вручную, так и автоматически, в зависимости от настроек модуля проектов.

Нам необходимо создать новую доску проектов, на которой мы сможем задать все этапы строительства каркасного дома. Для этого переходим в раздел «Проекты» → «Доска проектов» и нажимаем на кнопку «Добавить доску проектов». После того как будет создана хотя бы одна доска проектов, новую можно будет добавить через серую кнопку-гамбургер и выбрать пункт «Создать доску».

Открывается окно создания новой доски, в которой нужно указать ее название и описание (не обязательно). А затем — перенести то, что мы написали на бумаге: этапы и список работ по каждому из них. Список будет выглядеть как чек-лист: когда работа выполнена, она вычеркивается из списка. Каждый пункт создается с помощью клавиши Enter. Мышью можно поменять местами пункты или этапы, удалить их, отредактировать, или же добавить новые – если, к примеру, вы решили вынести отдельным пунктом установку дизайнерских карнизов или заливные полы. Количество этапов и пунктов не ограничено.

После того, как вы внесли этапы и наметили чек-листы, нажмите на кнопку «Сохранить».

Ура! Доска по строительству каркасного дома готова. Можем приступать к испытаниям на живом проекте.

Создаем проект и проверяем процесс в реальных условиях

Теперь мы можем создать новый проект и проверить, будет ли работать наш процесс в реальной жизни. Возможно, придется добавить или удалить этапы, скорректировать список работ.

Создание проекта

Создать проект можно прямо с доски или через меню с помощью синей кнопки «+Новый проект».

Указываем название проекта, сроки, бюджет. Если сумма бюджета точно не определена, то ее можно изменить после создания проекта. Здесь же выбираем тип проекта, чтобы в него автоматически подтянулись уже созданные этапы работ и чек-листы.

Обратите внимание на строчку «Указать лимит затрат». Укажите, какую максимальную сумму вы готовы потратить на проект. Эта сумма будет фигурировать в списке затрат. Так вы сможете сориентироваться, укладываетесь ли вы в лимиты или нет. О том, как во Flowlu считаются затраты по проекту, можно прочитать во второй части нашего кейса.

Теперь кликаем на строчку «Информация о заказчике». С помощью этого блока настроек мы можем создать новую карточку клиента, которая будет автоматически создана и в CRM.
Вы можете выбрать тип клиента (физическое или юридическое лицо) и заполнить информацию, которая нужна для каждого из них. Например, для юридических лиц предусмотрены графы для данных о компании и контактных лицах, а для физических – только поля с именами и контактами.

Если карточка заказчика уже заведена в разделе CRM, то воспользуйтесь поиском, чтобы найти нужного клиента. После этого нажмите на кнопку «Создать проект».
Созданный проект будет прикреплен к карточке клиента и вы всегда сможете узнать, какие проекты и когда были реализованы для конкретного заказчика.

Нажимаем на кнопку «Создать проект» и добавляем работников, если это необходимо — архитектора, дизайнера, прораба. Менеджером проекта автоматически становится тот, кто его создал. Менеджеру доступна вся информация по проекту: счета, задачи, затраты. Участники же смогут наблюдать за ходом проекта, просматривать отчеты, оставлять комментарии. Также им будут доступны все документы проекта. Доступа к финансовой части проекта у них нет.

События по проекту

С помощью этого инструмента вы не пропустите важную встречу с заказчиком проекта и вовремя запросите акт выполненных работ. События появляются в личном календаре и сохраняются в карточке проекта, а добавить их можно в пару кликов.

Оплата проекта

Мы знаем, что значит для строительного бизнеса, когда деньги поступают вовремя. Поэтому Flowlu позволяет выставлять любое количество счетов по каждому проекту и контролировать сроки оплаты. Как и события, счета создаются в один клик. Просто нажмите на кнопку «Счет» и в открывшемся окне укажите наименование, сумму платежа и сроки оплаты.

Счета по проекту можно посмотреть в самом проекте или карточке заказчика. Вы всегда будете видеть, какие счета оплачены, сколько платежей просрочено (подсвечены красным). Когда оплата поступила, в счете нажмите на кнопку «Провести оплату». Не забудьте указать счет организации, на который она поступила, и статью поступления.
Если клиент вносит оплату частями, фиксируйте ровно ту сумму, которую он вам перевел. В этом случае счет будет помечен как частично оплаченный.

А когда работы по этапу проекта выполнены, вам останется подписать акт и отметить это в проекте, рядом с соответствующим счетом или в нем самом.

Фотоотчеты и документы

Этот раздел находится в проекте на вкладке «Документы». В нем хранится вся документация по проекту: сметы, допуски, договоры, акты. Любой участник проекта в любой момент может скачать или просмотреть нужный документ.

В разделе «Порядок работ» менеджер проекта может прикреплять фото и документы к каждому пункту работ. Структурированный фотоотчет будут видеть все участники проекта и руководитель – даже если он не участвует в проекте, но имеет администраторские права к этому модулю. Все материалы можно скачать, а фотографии – еще и посмотреть в полном размере.

Контролируем подрядчиков и ставим строительство на поток

Когда вы ставите типовой проект по строительству на поток, сразу же возникает масса проблем – от контроля подрядчиков до гигантских временных затрат. Чтобы объехать 20 коттеджей в пригородах и поселках, придется потратить минимум неделю!
С помощью системы отчетности во Flowlu можно за 5 минут оценить, что происходит на каждом объекте строительства. Каждый проект отображается на созданной нами доске, и нам по-прежнему хватает несколько секунд, чтобы проконтролировать: что, где и на каком этапе. Если этапы выполняются одновременно, перемещайте карточку по доске и смотрите, какие работы этапа уже выполнены.

Выполненные работы можно вычеркивать из чек-листа прямо на доске. А карточки проектов перетаскивать с этапа на этап вручную или довериться системе – проект переместится автоматически, когда будут выполнены все действия.

Важно: Flowlu позволяет создать неограниченное количество досок. Строите бани, беседки, дома из пеноблока и оцилиндрованного бревна? Заведите свою доску проектов для каждого типа строительства! Переключаясь между досками, вы сможете отслеживать все, что происходит по каждому из них.

Итоги

Что получили:

• Готовый процесс строительства типового каркасного дома с прописанными этапами и списком работ, который можно перенести в свой бизнес
• Прозрачность: руководитель и участники проекта видят, на каком этапе находится проект Налаженную систему платежей, благодаря которой можно поступления оплаты по всем работам
• Возможность контролировать подрядчиков с помощью фотоотчетов, документов и актов выполненных работ
• Отлаженную работу по проекту, в который без труда могут вливаться новые участники и которому не угрожает текучка кадров.

Что потратили:

• 30 минут на чтение этого материала
• 2,5 часа – на знакомство с настройками и создание своего типового процесса.

Читать следующий кейс: Затраты по проекту на примере проекта по строительству коттеджа
Больше интересного о возможностях Flowlu ищите здесь.