Flowlu
Возможности
  • Управление проектами
    • Шаблоны проектов
    • Контроль и мониторинг проектов
    • Учет платежей и затрат по проектам
    • Учет времени по проекту
  • Управление задачами
    • Совместная работа над задачами
    • Повторяющиеся задачи и шаблоны
    • Учёт времени по задачам
    • Аналитика и отчёты по задачам
  • Облачная CRM
    • Управление клиентами
    • Управление продажами
    • CRM с интеграцией почты
    • Интеграция CRM с IP-телефонией
  • Управление финансами
    • Простой учет денежных средств
    • Финансовый учет по нескольким организациям
    • Аналитика по финансовым статьям
    • Прозрачные отчёты
  • Cчета на оплату и акты
    • Коммерческие предложения
    • Управление счетами на оплату
    • Согласование счетов
    • Онлайн-оплата счетов
    • Акты выполненных работ
    • Настраиваемые печатные формы
    • Интеграция с 1С:Бухгалтерия 3.0
  • База знаний
    • Корпоративная база знаний
    • Справочный центр для ваших клиентов
  • Agile-управление проектами
    • Гибкое планирование проектов
    • Эффективное управление процессом
    • Прямой импорт из Jira
    • Интеграция с Zendesk
  • Совместная работа
    • Клиентский портал
    • Общие и личные календари
    • Работа с документами
    • Мессенджер
  • Дополнительные возможности
    • Онбординг для сотрудников и клиентов
    • Списки по проектам и контрагентам
    • Ментальные карты онлайн
  • Внедрение
Решения
  • Строительные компании
  • Веб-студии
  • IT-компании
  • Рекламные агентства
  • Производство
  • Юристы и адвокаты
  • Дизайн-студии интерьеров
  • Агентства недвижимости
  • Малый бизнес
  • Оптовые продажи
Интеграции
Цены
Блог
Партнерам
Ещё
    Задать вопрос
    Личный кабинет
    Заказать звонок
    support@flowlu.ru
    г. Челябинск, ул. Молодогвардейцев, 31
    • Вконтакте
    • Telegram
    • YouTube
    Войти
    Регистрация
    Flowlu
    Возможности
    • Управление проектами
      • Шаблоны проектов —
      • Контроль и мониторинг проектов —
      • Учет платежей и затрат по проектам —
      • Учет времени по проекту
    • Управление задачами
      • Совместная работа над задачами —
      • Повторяющиеся задачи и шаблоны —
      • Учёт времени по задачам —
      • Аналитика и отчёты по задачам
    • Облачная CRM
      • Управление клиентами —
      • Управление продажами —
      • CRM с интеграцией почты —
      • Интеграция CRM с IP-телефонией
    • Управление финансами
      • Простой учет денежных средств —
      • Финансовый учет по нескольким организациям —
      • Аналитика по финансовым статьям —
      • Прозрачные отчёты
    • Cчета на оплату и акты
      • Коммерческие предложения —
      • Управление счетами на оплату —
      • Согласование счетов —
      • Онлайн-оплата счетов —
      • Акты выполненных работ —
      • Настраиваемые печатные формы —
      • Интеграция с 1С:Бухгалтерия 3.0
    • База знаний
      • Корпоративная база знаний —
      • Справочный центр для ваших клиентов
    • Agile-управление проектами
      • Гибкое планирование проектов —
      • Эффективное управление процессом —
      • Прямой импорт из Jira —
      • Интеграция с Zendesk
    • Совместная работа
      • Клиентский портал —
      • Общие и личные календари —
      • Работа с документами —
      • Мессенджер
    • Дополнительные возможности
      • Онбординг для сотрудников и клиентов —
      • Списки по проектам и контрагентам —
      • Ментальные карты онлайн
    • Внедрение
    Решения
    • Строительные компании
    • Веб-студии
    • IT-компании
    • Рекламные агентства
    • Производство
    • Юристы и адвокаты
    • Дизайн-студии интерьеров
    • Агентства недвижимости
    • Малый бизнес
    • Оптовые продажи
    Интеграции
    Цены
    Блог
    Партнерам
      Flowlu
      Возможности
      • Управление проектами
        • Шаблоны проектов —
        • Контроль и мониторинг проектов —
        • Учет платежей и затрат по проектам —
        • Учет времени по проекту
      • Управление задачами
        • Совместная работа над задачами —
        • Повторяющиеся задачи и шаблоны —
        • Учёт времени по задачам —
        • Аналитика и отчёты по задачам
      • Облачная CRM
        • Управление клиентами —
        • Управление продажами —
        • CRM с интеграцией почты —
        • Интеграция CRM с IP-телефонией
      • Управление финансами
        • Простой учет денежных средств —
        • Финансовый учет по нескольким организациям —
        • Аналитика по финансовым статьям —
        • Прозрачные отчёты
      • Cчета на оплату и акты
        • Коммерческие предложения —
        • Управление счетами на оплату —
        • Согласование счетов —
        • Онлайн-оплата счетов —
        • Акты выполненных работ —
        • Настраиваемые печатные формы —
        • Интеграция с 1С:Бухгалтерия 3.0
      • База знаний
        • Корпоративная база знаний —
        • Справочный центр для ваших клиентов
      • Agile-управление проектами
        • Гибкое планирование проектов —
        • Эффективное управление процессом —
        • Прямой импорт из Jira —
        • Интеграция с Zendesk
      • Совместная работа
        • Клиентский портал —
        • Общие и личные календари —
        • Работа с документами —
        • Мессенджер
      • Дополнительные возможности
        • Онбординг для сотрудников и клиентов —
        • Списки по проектам и контрагентам —
        • Ментальные карты онлайн
      • Внедрение
      Решения
      • Строительные компании
      • Веб-студии
      • IT-компании
      • Рекламные агентства
      • Производство
      • Юристы и адвокаты
      • Дизайн-студии интерьеров
      • Агентства недвижимости
      • Малый бизнес
      • Оптовые продажи
      Интеграции
      Цены
      Блог
      Партнерам
        Войти Регистрация
        Flowlu
        Flowlu
        • Возможности
          • Назад
          • Возможности
          • Управление проектами
            • Назад
            • Управление проектами
            • Шаблоны проектов
            • Контроль и мониторинг проектов
            • Учет платежей и затрат по проектам
            • Учет времени по проекту
          • Управление задачами
            • Назад
            • Управление задачами
            • Совместная работа над задачами
            • Повторяющиеся задачи и шаблоны
            • Учёт времени по задачам
            • Аналитика и отчёты по задачам
          • Облачная CRM
            • Назад
            • Облачная CRM
            • Управление клиентами
            • Управление продажами
            • CRM с интеграцией почты
            • Интеграция CRM с IP-телефонией
          • Управление финансами
            • Назад
            • Управление финансами
            • Простой учет денежных средств
            • Финансовый учет по нескольким организациям
            • Аналитика по финансовым статьям
            • Прозрачные отчёты
          • Cчета на оплату и акты
            • Назад
            • Cчета на оплату и акты
            • Коммерческие предложения
            • Управление счетами на оплату
            • Согласование счетов
            • Онлайн-оплата счетов
            • Акты выполненных работ
            • Настраиваемые печатные формы
            • Интеграция с 1С:Бухгалтерия 3.0
          • База знаний
            • Назад
            • База знаний
            • Корпоративная база знаний
            • Справочный центр для ваших клиентов
          • Agile-управление проектами
            • Назад
            • Agile-управление проектами
            • Гибкое планирование проектов
            • Эффективное управление процессом
            • Прямой импорт из Jira
            • Интеграция с Zendesk
          • Совместная работа
            • Назад
            • Совместная работа
            • Клиентский портал
            • Общие и личные календари
            • Работа с документами
            • Мессенджер
          • Дополнительные возможности
            • Назад
            • Дополнительные возможности
            • Онбординг для сотрудников и клиентов
            • Списки по проектам и контрагентам
            • Ментальные карты онлайн
          • Внедрение
        • Решения
          • Назад
          • Решения
          • Строительные компании
          • Веб-студии
          • IT-компании
          • Рекламные агентства
          • Производство
          • Юристы и адвокаты
          • Дизайн-студии интерьеров
          • Агентства недвижимости
          • Малый бизнес
          • Оптовые продажи
        • Интеграции
        • Цены
        • Блог
        • Партнерам
        support@flowlu.ru
        г. Челябинск, ул. Молодогвардейцев, 31
        • Вконтакте
        • Telegram
        • YouTube

        Как навести порядок в задачах и победить хаос

        7 июня 2017

        Практически любая команда или компания сталкивается с тем, что изначально блестящие инициативы и идеи, сформулированные на встречах или стратегических сессиях, не доводятся до логического завершения, и усилия остаются безрезультатными. Все это происходит потому, что достижение стратегических целей компании складывается из выполнения множества шагов - задач. И без грамотного управления задачами достижение успеха практически невозможно. Таким образом, одна из немаловажных составляющих успеха компании или команды заключается в умении довести все решения, идеи и поручения до конца. Если что-то должно быть сделано - оно должно быть сделано.

        В этой статье мы расскажем как:

        • Не хранить ваши дела в голове и при этом ничего не упускать.
        • Структурировать свои задачи и и фокусироваться на главном.
        • Избавиться от стресса и стать более гибким в планировании.

        Шаг первый. Все, что должно быть сделано — сначала должно быть записано.

        Часто люди записывают только самые важные или приоритетные дела, остальное же держат в голове. Но так мы перегружаем мозг — ведь даже если то, что нужно сделать, не так важно для нас — мозг хранит эту информацию в “оперативной памяти”. Поэтому, первый шаг к порядку — записать все дела. Вообще все — от похода к дантисту до стратегически важных переговоров.

        Для этого переходим в раздел “Задачи” в Flowlu и, используя строку быстрого создания задачи, записываем все, что нужно сделать.

        молниеносное создание задачи.gif


        Если какая-то задача из списка требует дополнительной расшифровки или вложения, то в правой части экрана вносим подробную информацию, прикрепляем файлы.

        Для дополнительного контроля можно использовать чек-лист в задаче.

        %d1%87%d0%b5%d0%ba-%d0%bb%d0%b8%d1%81%d1%82

        Также можно привязать задачу к проекту или рабочей области.

        привязка к проекту

        Шаг второй. Создаем и наполняем собственную структуру дел.

        Теперь нам необходимо определиться с логическими категориями для задач, с помощью которых мы сможем понятным образом их структурировать.

        Разберемся, для чего нужно структурировать задачи по спискам?

        Для лучшего понимания обратимся к истории древних греков.
        Они использовали 2 понятия для обозначения времени:

        • Хронос — хронологическое, календарное время. К этому понятию относятся дела, которые должны произойти в конкретное время. Это может быть совещание, встреча, звонок, семинар. Такие дела мы планируем в обычном ежедневнике или календаре.
        • Кайрос — подходящее, качественное время. С этим понятием связаны дела, которые могут быть выполнены только в подходящий момент, точное время для них мы определить не можем. Например, мы никогда не знаем заранее, когда получится обсудить документы с юристом, так как он редко появляется в офисе. Или мы приступим к изучению материалов только когда будут завершены все неотложные дела.

        Итак, смысл структурирования задач в том, что с помощью заранее составленных списков дел вы сможете фокусироваться только на нужных делах в конкретной ситуации или времени.
        Таск-менеджер Flowlu позволяет создать любые индивидуальные списки. Главное, чтобы они полностью вам подходили и вы действительно их использовали. Для настройки списков перейдите в раздел “Задачи” и нажмите кнопку “Добавить список”. Для каждого списка может быть задана своя цветная метка.

        Создание списка

        Перечислим некоторые типы классификации задач, которые помогут вам определиться с собственными списками.

        Вид деятельности

        При такой классификации каждый список задач — это конкретная область деятельности. Примеры списков: PR и маркетинг, продажи, мероприятия, разработка, обучение, личное, партнеры и прочее.
        Например, задачи из списка “Разработка” для нас всегда будут наиболее приоритетны, поэтому они будут выполняться в первую очередь, с них мы будем начинать день.
        А обучением мы занимаемся только вечером и на выходных.

        Место

        Задачи, которые нужно выполнить в конкретном месте — офис, дом, в пути, совещания.
        К примеру, посмотреть видео с семинара лучше дома, в спокойной обстановке.

        Люди

        Люди, от которых зависит выполнение тех или иных задач. Пример списка: “Когда директор в офисе”.
        Здесь могут быть собраны задачи, которые относятся к совершенно разным проектам, но выполнить их невозможно без решения директора. На встрече с ним мы заглядываем в этот список, одним махом решаем все задачи и продвигаемся сразу по нескольким проектам вперед.

        Состояния

        Задачи, которые выполняются в определенном настроении, состоянии ума. Примеры списков: “Сложные”, “Вдохновение”, “Усталость”
        Задачи из списка “Сложные” стоит выполнять на свежую голову и в тишине, а мелкие, механические дела из папки “Усталость” можно сделать в конце рабочего дня.

        Время

        Этот тип классификации особенно подойдет для людей, которые ценят каждую минуту своей жизни. Примеры: 5 минут, 30 минут, 3 часа.
        Когда все важные на сегодня дела выполнены, а до конца рабочего дня осталось 15 минут, можно выполнить задачи из папки “5 минут”.

         Тип действия

        Так уж человек устроен, что постоянное переключение с одного действия на другое отнимает время. Поэтому выполнение однотипных задач подряд позволяет экономить массу времени.
        Примеры списков: письма, прочесть, разговор, согласовать, ожидаю.
        Вам не придется думать на тему: “все ли я отправил”, “все ли согласовал”, а достаточно просто заглянуть в нужную папку.

        Теперь распределяем все дела по созданным нами контекстным спискам. Для этого, просто перемещайте задачи в нужный список.

        Сортировка задач по спискам

        Шаг третий. Если делаем, то когда?

        Итак, все записано, распределено по спискам. Можно приступать к следующему шагу. Мы ответили на вопрос “что сделать?” Теперь ответим на вопрос “когда?”
        Часть задач не могут быть определены по времени, а другая часть должна быть сделана в определенные даты. Это могут быть семинары, публикация новостей и прочее, что нужно сделать к определенному сроку.
        Чтобы вам легче было фокусировать свое внимание на датах, в Flowlu предусмотрены следующие боксы с задачами:

        • Сегодня — все задачи, которые должны быть сделаны или начаты сегодня.
        • Завтра — все задачи, которые должны быть сделаны или начаты завтра.
        • Следующие 7 дней — если вы хотите посмотреть на задачи, которые необходимо выполнить в течение 7 дней с текущей даты.
        • Позже — все задачи, со сроком более 7 дней.
        • Без даты — содержит задачи, у которых нет конкретных сроков, ни даты начала, ни конца. Это значит, что они должны быть сделаны как только возможно будет их сделать.

        Забыть о просроченных делах система тоже не даст. Невыполненные в срок задачи будут всегда выводиться в верху списка дел на сегодня.

        Все это позволит вам держать в фокусе то, что нужно сделать именно сейчас, а также переключать свое внимание в зависимости от обстоятельств, без потери эффективности.

        Сортировка по датам

        Шаг четвертый. Все что можно делегировать — делегируем.

        Самый лучший способ успевать больше — это делегировать.
        Чтобы назначить ответственного по задаче в Flowlu, перейдем в режим редактирования.

        Делегируем задачи

        Ответственного по задаче можно назначить сразу при ее создании в папке “Поручено”.

        Быстрое делегирование задачи

        Все делегированные задачи автоматически будут попадать в папку “Поручено”.
        Когда ответственный выполняет задачу, она автоматически поступает к вам в папку “Принять работу”. Вы ее сможете оценить или вернуть на доработку буквально в 1-2 клика.

        Оценка задачи


        После того как задача будет выполнена и принята, она будет отображаться как завершенная в списке, к которому была отнесена.
        В папке “Завершенные“ с помощью поиска всегда можно будет быстро найти любую задачу, к которой мы имели отношение.

        %d0%b7%d0%b0%d0%b2%d0%b5%d1%80%d1%88%d0%b5%d0%bd%d0%bd%d1%8b%d0%b5

        Шаг пятый. Регулярно просматриваем и актуализируем списки дел.

        Вы проделали огромную работу, теперь важно сохранять контроль и повышать эффективность своей методики. Главное — регулярно обращаться к спискам задач и поддерживать их актуальность. Возможно, многие из задач окажутся уже выполненными. Их вы, не без удовлетворения, отметите как завершенные.
        Поддерживая порядок в ваших списках, вы не будете больше испытывать стресса. Прогресс в делах станет более заметным. Вы станете более гибкими в управлении своим временем, карьерой и жизнью в целом.

        Подведем итоги

        Четко структурированный список задач избавит вас от стресса и освободит ваш разум для новых идей. Вы будете уверены в том, что делаете и что у вас все под контролем.

        Повторим основные принципы из этой статьи:

        1. Фиксируйте все дела
        2. Структурируйте
        3. Держите фокус на том, что нужно сделать здесь и сейчас
        4. Делегируйте все, что можно делегировать.
        5. Регулярно обращайтесь к спискам дел и поддерживайте их актуальность.


        Нужна консультация?

        Наши специалисты ответят на любой интересующий вопрос

        Задать вопрос
        Поделиться
        Назад к списку
        Возможности
        Управление проектами
        Управление задачами
        Облачная CRM
        Управление финансами
        Cчета на оплату и акты
        База знаний
        Agile-управление проектами
        Совместная работа
        Дополнительные возможности
        Внедрение
        Решения
        Строительные компании
        Веб-студии
        IT-компании
        Рекламные агентства
        Производство
        Юристы и адвокаты
        Дизайн-студии интерьеров
        Агентства недвижимости
        Малый бизнес
        Оптовые продажи
        Компания
        О компании
        Отзывы
        Варианты оплаты
        Политика конфиденциальности
        Лицензионный договор
        Партнеры
        База знаний
        Блог
        Тарифы
        Интеграции
        Внедрение
        Партнерам
        Что нового?
        support@flowlu.ru
        • Вконтакте
        • Telegram
        • YouTube
        Версия для печати
        Политика конфиденциальности
        © 2022 Все права защищены.