Практически любая команда или компания сталкивается с тем, что изначально блестящие инициативы и идеи, сформулированные на встречах или стратегических сессиях, не доводятся до логического завершения, и усилия остаются безрезультатными. Все это происходит потому, что достижение стратегических целей компании складывается из выполнения множества шагов - задач. И без грамотного управления задачами достижение успеха практически невозможно. Таким образом, одна из немаловажных составляющих успеха компании или команды заключается в умении довести все решения, идеи и поручения до конца. Если что-то должно быть сделано - оно должно быть сделано.
В этой статье мы расскажем как:
- Не хранить ваши дела в голове и при этом ничего не упускать.
- Структурировать свои задачи и и фокусироваться на главном.
- Избавиться от стресса и стать более гибким в планировании.
Шаг первый. Все, что должно быть сделано — сначала должно быть записано.
Часто люди записывают только самые важные или приоритетные дела, остальное же держат в голове. Но так мы перегружаем мозг — ведь даже если то, что нужно сделать, не так важно для нас — мозг хранит эту информацию в “оперативной памяти”. Поэтому, первый шаг к порядку — записать все дела. Вообще все — от похода к дантисту до стратегически важных переговоров.
Для этого переходим в раздел “Задачи” в Flowlu и, используя строку быстрого создания задачи, записываем все, что нужно сделать.
Если какая-то задача из списка требует дополнительной расшифровки или вложения, то в правой части экрана вносим подробную информацию, прикрепляем файлы.
Для дополнительного контроля можно использовать чек-лист в задаче.
Шаг второй. Создаем и наполняем собственную структуру дел.
Теперь нам необходимо определиться с логическими категориями для задач, с помощью которых мы сможем понятным образом их структурировать.
Разберемся, для чего нужно структурировать задачи по спискам?
Для лучшего понимания обратимся к истории древних греков.
Они использовали 2 понятия для обозначения времени:
- Хронос — хронологическое, календарное время. К этому понятию относятся дела, которые должны произойти в конкретное время. Это может быть совещание, встреча, звонок, семинар. Такие дела мы планируем в обычном ежедневнике или календаре.
- Кайрос — подходящее, качественное время. С этим понятием связаны дела, которые могут быть выполнены только в подходящий момент, точное время для них мы определить не можем. Например, мы никогда не знаем заранее, когда получится обсудить документы с юристом, так как он редко появляется в офисе. Или мы приступим к изучению материалов только когда будут завершены все неотложные дела.
Итак, смысл структурирования задач в том, что с помощью заранее составленных списков дел вы сможете фокусироваться только на нужных делах в конкретной ситуации или времени.
Таск-менеджер Flowlu позволяет создать любые индивидуальные списки. Главное, чтобы они полностью вам подходили и вы действительно их использовали. Для настройки списков перейдите в раздел “Задачи” и нажмите кнопку “Добавить список”. Для каждого списка может быть задана своя цветная метка.
Перечислим некоторые типы классификации задач, которые помогут вам определиться с собственными списками.
Вид деятельности
При такой классификации каждый список задач — это конкретная область деятельности. Примеры списков: PR и маркетинг, продажи, мероприятия, разработка, обучение, личное, партнеры и прочее.
Например, задачи из списка “Разработка” для нас всегда будут наиболее приоритетны, поэтому они будут выполняться в первую очередь, с них мы будем начинать день.
А обучением мы занимаемся только вечером и на выходных.
Место
Задачи, которые нужно выполнить в конкретном месте — офис, дом, в пути, совещания.
К примеру, посмотреть видео с семинара лучше дома, в спокойной обстановке.
Люди
Люди, от которых зависит выполнение тех или иных задач. Пример списка: “Когда директор в офисе”.
Здесь могут быть собраны задачи, которые относятся к совершенно разным проектам, но выполнить их невозможно без решения директора. На встрече с ним мы заглядываем в этот список, одним махом решаем все задачи и продвигаемся сразу по нескольким проектам вперед.
Состояния
Задачи, которые выполняются в определенном настроении, состоянии ума. Примеры списков: “Сложные”, “Вдохновение”, “Усталость”
Задачи из списка “Сложные” стоит выполнять на свежую голову и в тишине, а мелкие, механические дела из папки “Усталость” можно сделать в конце рабочего дня.
Время
Этот тип классификации особенно подойдет для людей, которые ценят каждую минуту своей жизни. Примеры: 5 минут, 30 минут, 3 часа.
Когда все важные на сегодня дела выполнены, а до конца рабочего дня осталось 15 минут, можно выполнить задачи из папки “5 минут”.
Тип действия
Так уж человек устроен, что постоянное переключение с одного действия на другое отнимает время. Поэтому выполнение однотипных задач подряд позволяет экономить массу времени.
Примеры списков: письма, прочесть, разговор, согласовать, ожидаю.
Вам не придется думать на тему: “все ли я отправил”, “все ли согласовал”, а достаточно просто заглянуть в нужную папку.
Теперь распределяем все дела по созданным нами контекстным спискам. Для этого, просто перемещайте задачи в нужный список.
Шаг третий. Если делаем, то когда?
Итак, все записано, распределено по спискам. Можно приступать к следующему шагу. Мы ответили на вопрос “что сделать?” Теперь ответим на вопрос “когда?”
Часть задач не могут быть определены по времени, а другая часть должна быть сделана в определенные даты. Это могут быть семинары, публикация новостей и прочее, что нужно сделать к определенному сроку.
Чтобы вам легче было фокусировать свое внимание на датах, в Flowlu предусмотрены следующие боксы с задачами:
- Сегодня — все задачи, которые должны быть сделаны или начаты сегодня.
- Завтра — все задачи, которые должны быть сделаны или начаты завтра.
- Следующие 7 дней — если вы хотите посмотреть на задачи, которые необходимо выполнить в течение 7 дней с текущей даты.
- Позже — все задачи, со сроком более 7 дней.
- Без даты — содержит задачи, у которых нет конкретных сроков, ни даты начала, ни конца. Это значит, что они должны быть сделаны как только возможно будет их сделать.
Забыть о просроченных делах система тоже не даст. Невыполненные в срок задачи будут всегда выводиться в верху списка дел на сегодня.
Все это позволит вам держать в фокусе то, что нужно сделать именно сейчас, а также переключать свое внимание в зависимости от обстоятельств, без потери эффективности.
Шаг четвертый. Все что можно делегировать — делегируем.
Самый лучший способ успевать больше — это делегировать.
Чтобы назначить ответственного по задаче в Flowlu, перейдем в режим редактирования.
Ответственного по задаче можно назначить сразу при ее создании в папке “Поручено”.
Все делегированные задачи автоматически будут попадать в папку “Поручено”.
Когда ответственный выполняет задачу, она автоматически поступает к вам в папку “Принять работу”. Вы ее сможете оценить или вернуть на доработку буквально в 1-2 клика.
После того как задача будет выполнена и принята, она будет отображаться как завершенная в списке, к которому была отнесена.
В папке “Завершенные“ с помощью поиска всегда можно будет быстро найти любую задачу, к которой мы имели отношение.
Шаг пятый. Регулярно просматриваем и актуализируем списки дел.
Вы проделали огромную работу, теперь важно сохранять контроль и повышать эффективность своей методики. Главное — регулярно обращаться к спискам задач и поддерживать их актуальность. Возможно, многие из задач окажутся уже выполненными. Их вы, не без удовлетворения, отметите как завершенные.
Поддерживая порядок в ваших списках, вы не будете больше испытывать стресса. Прогресс в делах станет более заметным. Вы станете более гибкими в управлении своим временем, карьерой и жизнью в целом.
Подведем итоги
Четко структурированный список задач избавит вас от стресса и освободит ваш разум для новых идей. Вы будете уверены в том, что делаете и что у вас все под контролем.
Повторим основные принципы из этой статьи:
- Фиксируйте все дела
- Структурируйте
- Держите фокус на том, что нужно сделать здесь и сейчас
- Делегируйте все, что можно делегировать.
- Регулярно обращайтесь к спискам дел и поддерживайте их актуальность.