Нет ничего хуже, чем пытаться продавать интернет-рекламу в кризис. Бюджеты режутся. Каждую копейку расходов клиенту приходится обосновывать письмами на 3 страницы и получасом телефонных разговоров. Все меньше компаний готовы вкладываться в длительные и дорогостоящие стратегии продвижения — они хотят видеть отдачу здесь и сейчас, а не через месяцы и даже годы. Чтобы остаться на плаву, можно снизить цены, удвоить бюджеты на самопродвижение или уволить лишних сотрудников. А можно ввести новые услуги, нужные большинству компаний, и по-максимуму автоматизировать процессы, чтобы проекты шли один за другим. В цикле кейсов для веб-студий мы расскажем о таких услугах и о том, как настроить типовые процессы.
Начнем с базовой SEO-оптимизации сайта. Эта услуга оказывается единоразово. При качественном исполнении клиент увидит отдачу сразу же: повысится видимость сайта в поисковых системах, поднимется на первые позиции по низкоконкуретным запросам, увеличится трафик и количество заявок. А если он будет доволен, вы сможете сделать ему предложение по полноценному продвижению сайта.
Кейс будет полезен всем, кто хочет знать:
- как за 2 дня запустить новую услугу в веб-студии и начать зарабатывать на тех клиентах, от которых вы отказывались вчера?
- как подключать к выполнению проекта новых сотрудников, не теряя время на их обучение?
- как добиться, чтобы от проекта к проекту качество росло, а затраты снижались?
Рассказываем об этом на примере отчасти вымышленного, отчасти реального интернет-агентства. Действующие лица: руководитель и администратор Flowlu Владислав, SEO-оптимизатор Игорь и его команда — менеджеры, дизайнеры и программисты.
Подготовка к настройке процесса: прописываем основные этапы на бумаге
До кризиса Владислав и Игорь всеми силами избегали типовых проектов. Когда пытаешься строить конвейер по базовой SEO-оптимизации, обязательно получается так, что какой-то из этапов работы обязательно будет упущен. То клиент не предоставит вовремя информацию, то 301-ый редирект настроить забыли (а проект уже сдан), то сотрудник уволится вместе со всеми доступами к сайту. Сроки горят, клиент недоволен, а проект выходит убыточным.
Поэтому прежде чем настраивать стандартизованный процесс в Flowlu, Владислав и Игорь садятся за большой стол. Прописывают этапы и чек-листы на бумаге, чтобы не упустить ни одной важной детали. Получается 5 этапов и 5 чек-листов – от запроса доступов к админке сайта до настройки robots.txt. На бумаге фиксируются основные этапы типовой оптимизации сайта.- Подготовка
Запрашиваем доступы к админке сайта, FTP, системам аналитики.
Определяем региональную принадлежность и приоритетные ключевые слова. - Составление семантического ядра
Ищем и отбираем ключевые слова и фразы, распределяем их по посадочным страницам. Это – основа для наших будущих текстов. - Счетчики и сервисы
Устанавливаем (если нужно) и настраиваем сервисы аналитики. Пропускать этот этап нельзя, иначе мы не сможем оценить эффективность рекламных каналов, определить текущее положение сайта в поисковых системах и его привлекательность для пользователей. - Настройка генерации тегов
Если SEO-специалист тщательно подошел к созданию семантического ядра, грамотное использование тегов title, h1, description, keyword, alt поможет быстро увеличить посещаемость сайта по низкочастотным запросам. Полезно для интернет-магазинов и порталов с большим количеством страниц – от 300 до миллиона. Да и не только для них. - Технические настройки
Этот этап нужен для того, чтобы поисковые системы индексировали сайт быстрее, а в индексацию не попадали страницы и разделы, дубли внутри сайта и другой «мусор».
Первые шаги: настраиваем стандартный процесс с помощью Flowlu
Во Flowlu управлять типовыми проектами можно с помощью досок. Чтобы создать доску для базовой SEO-оптимизации, нужно перейти в раздел «Доска проектов» и кликнуть в правом верхнем углу на кнопку «Доска проектов».
В открывшемся окне необходимо ввести название доски «Базовая оптимизация» и создать этапы.
Теперь для каждого этапа создаем свой чек-лист. Он станет руководством для Игоря, SEO-специалиста нашего интернет-агентства.Этапы – это столбцы на доске, по которым мы будем перемещать проекты, чтобы понять, на какой стадии находится каждый из них.
Каждый пункт создается с помощью клавиши Enter. Мышью можно поменять местами пункты или этапы, удалить их, отредактировать, или же добавить новые – если, к примеру, вы решили подключить дополнительные инструменты и метрики. Количество этапов и пунктов не ограничено.
После того, как вы внесли этапы и наметили чек-листы, нажмите на кнопку «Создать доску проектов». Ура! Доска стандартного процесса по оптимизации сайтов создана.
Проверяем процесс на живом проекте
Показываем доску нашему SEO-специалисту. «Круто! – комментирует Игорь. – Все наглядно, и теперь-то уж я точно ничего не пропущу». Чтобы удостовериться, что созданный ими типовой процесс рабочий, Владислав и Игорь решают проверить его на живом проекте – сайте компании «Мир-торг». Чтобы запустить процесс по новому проекту, его нужно добавить с доски или через меню, кликнув на кнопку «+Новый проект».
Если проект будет добавлен с доски, то в поле «Тип проекта» автоматически будет проставлен нужный шаблон. Если нет, то его необходимо выбрать, чтобы в проект подтянулись созданные нами этапы работ и чек-листы.
Заполняем поля по срокам проекта, бюджету, создаем нового заказчика или подтягиваем карточку клиента из CRM.
Нажимаем на кнопку «Создать» и попадаем на главную страницу нового проекта. Менеджером проекта автоматически назначен Игорь, его и создавший. Однако если Владислав, руководитель компании, решит сменить менеджера (или Игорь вздумает уйти в другое агентство), он всегда сможет это сделать, потому что является администратором модуля «Проекты».
По этому проекту Игорю будут помогать дизайнер Елена и менеджер Алена, которая общается с клиентом и передает его пожелания команде. Изредка задачи, прикрепленные к проекту, будут прилетать программистам Ивану и Марии – например, на установку целей. Для этого команду нужно добавить в проект через главную страницу. Сделать это можно с помощью кнопки «Добавить».
На этой же странице Игорь будет выставлять счета клиенту по каждому этапу, отслеживать оплату и подписание актов. Удобно, что выставленные счета можно сразу же отправить из системы прямой ссылкой клиенту по почте.
Сдаем работу клиенту
Менеджер Алена договорилась с клиентом, что в конце каждого этапа работ ему будут предоставляться отчеты. Так директор компании «Мир-Торг» будет видеть, на каком этапе находится его проект, не будет задавать лишних вопросов и отвлекать сотрудников от работы.
Отчетность формирует Игорь. На вкладке «Порядок работ» он заполняет отчет по каждому выполненному пункту чек-листа. После того, как все пункты заполнены, Игорь экспортирует данные в Word. Получается красивый отчет, содержащий всю нужную информацию, который не стыдно отправить клиенту.
Ставим на поток и контролируем качество работ
Проект сдали – клиент доволен. Владислав решает поставить услугу на поток. Менеджеры находят еще 9 клиентов – 4 интернет-магазина, 3 сайта по организации праздников, парочку корпоративных сайтов. И тут перед Владиславом и Игорем встает вопрос: как контролировать сроки их выполнения и качество работ, если все проекты идут одновременно?
На помощь снова приходит Flowlu: на доске проектов, которая наглядно показывает, на каком этапе находится каждый из 9 проектов, какие работы по нему уже выполнены и укладывается ли команда в сроки. О перетаскивании проекта с этапа на этап тоже можно забыть: после того, как чек-лист пройден, карточка автоматически перемещается на следующий этап. Но если получилось так, что, к примеру, цели в Google Analytics еще не установлены, а теги уже настраиваются, карточку проекта можно перенести вручную.
Чтобы на доске был порядок, выполненные проекты отправляются в архив.
И еще одна важная деталь: Владислав и Игорь прописали регламент выполнения работ максимально подробно и по пунктам – перечислив все шаги, инструменты, методы. Теперь проекты по базовой SEO-оптимизации можно поручать даже стажерам!
Итоги
Говорят, что отладка и запуск типовых процессов занимают много времени. Посчитаем, сколько занял запуск типового проекта по базовой оптимизации в Flowlu:- Планирование на бумаге: основные этапы, чек-листы, перекуры и кофе-брейки – 2 часа
- Создание доски – шаблона процесса – 20 минут
- Создание отчета по одному из этапов – 15 минут Контроль работ по доске проектов – 2-3 минуты ежедневно Выставление счета и отправка клиенту прямой ссылки – 5-10 минут Проверка на живом проекте – от 4 дней