Каждой компании нужно фиксировать какую-то свою информацию по работе с клиентом, детали по проектам, задачам, сделкам. Можно выводить абсолютно все поля и списки в системе. Но тогда пользоваться сервисом станет невозможно из-за большого количества данных, в которых сложно ориентироваться. Именно для этого и предназначены пользовательские поля и списки. С помощью них вы сможете настроить только нужные вам поля для записи любых данных в карточках клиентов, сделок, проектов и т.д.
Можно выводить абсолютно все поля и списки в системе. Но тогда она будет выглядеть примерно так, и пользоваться сервисом станет невозможно из-за большого количества данных, в которых сложно ориентироваться.
Именно для этого и предназначены пользовательские поля и списки. С помощью них вы сможете настроить только нужные вам поля для записи любых данных в карточках клиентов, сделок, проектов и т.д.
В этой статье мы расскажем на конкретных примерах, как использовать этот функционал. Чтобы разобраться в нем потребуется не более 15 минут. А в результате вы и ваша команда сможете хранить информацию в структурированном виде и находить мгновенно нужные данные.
Читайте далее или смотрите видео в конце этой статьи.
Настраиваем дополнительные поля в модуле для учета доставки заказа
К примеру, вы занимаетесь изготовлением мебели или установкой окон и вам необходимо в списке заказов указывать дату, время выезда мастера или доставки.
Для этого переходим в «Настройки системы» → «Пользовательские поля» → «Основные». Открываем модуль «CRM» или Проекты, в зависимости от того, какой вы используете для реализации заказов.
И добавляем следующие типы полей:
- Дата. Указываем название. Далее выбираем пункт «Фильтр», чтобы в списке можно было фильтровать данные по дате
- Текстовое поле для внесения адреса
- Еще одно текстовое поле для указания дополнительной информации, например, желаемого времени доставки
- Пользователь для назначения исполнителя. Также отмечаем пункт «Фильтр».
- Да/Нет, чтобы отмечать выполнен (доставлен) заказ или нет
По умолчанию все добавленные поля будут выводиться в списке проектов (или сделок) с заданными фильтрами. Если нужно какую-то информацию выводить только на детальной странице заказа – уберите галочку в настройках «Отображение в списке».
Добавленные поля заполняются на детальной странице проекта:
Эта информация будет выводиться в списке проектов, которую вы сможете сортировать и фильтровать.
Настраиваем списки для учета данных по страхованию клиента
В данном случае информация будет выводиться в определенных карточках клиента и отдельным списком. Вот так:
Теперь расскажем, как это настроить.
Установите приложение «Списки» в соответствующем разделе. После этого появится отдельный пункт в меню, где вы сможете создавать неограниченное количество таблиц с любым набором полей.
Для этого переходим в подраздел «Все списки» и создаем 2 таблицы под названием «Страхование» и «Список договоров»
Создадим набор полей в таблице «Список договоров». У нас он будет выглядеть так:
Тип поля «Файл» позволит нам прикреплять любое количество документов с компьютера или из Google Drive. Это поле в форме добавления записи будет выглядеть так:
В поле «Контрагент» при добавлении записи будет открываться окно выбора компаний и контактов из CRM. После сохранения записи, она отобразится в карточке контрагента, на вкладке «Списки».
Перейдем к созданию списка «Страхование». Набор полей здесь будет такой:
Тип поля «Выпадающий список» позволит нам при добавлении новой услуги по страхованию выбрать один из созданных нами пунктов:
Список видов страхования создается в настройках поля:
Информация для разработчиков:
В настройках выпадающего и множественного списков вы можете добавить ID сущности, чтобы интегрировать их с внешней системой при помощи API
Если нужно указывать сразу несколько пунктов, то выберите тип поля: «Множественный список»
Еще один тип поля, который может вызвать вопросы – это «Ссылка на список».
Когда он может пригодиться?
К примеру, в таблице «Страхование» нам не нужно указывать подробную информацию по договору клиента. Из-за этого таблица получится слишком громоздкая. Нам достаточно лишь сослаться на его номер. Все подробности договора будут храниться в отдельной таблице, которую мы так и назвали «Список договоров».
При настройке поля «Ссылка на список» мы указываем «Список договоров» и столбец «№ Договора»:
Теперь при добавлении новой записи в списке «Страхование» мы сможем выбрать номер договора:
Еще важный момент.
В таблице «Страхование» мы указываем и «Страховую компанию», и «Страхователя». Это 2 поля, которые связаны с компаниями и контактами из CRM. Соответственно записи будут выводиться сразу в этих двух карточках.
Полученный результат:
Благодаря фильтрам вы сможете строить выборки в любом разрезе и мгновенно находить нужные данные:
О правах:
Доступ к спискам назначается в 2 этапа.
Сначала настраиваются поля на уровне самого приложения. Администраторы получат доступ ко всем спискам и смогут создавать собственные. Сотрудники увидят только те списки, к которым у них будет открыт доступ. Создавать собственные списки он не сможет.
После этого вы можете открыть доступ сотруднику к конкретному списку.
Можно открыть доступ к редактированию (внесения данных в список) или только к просмотру.
Подведем итоги
С помощью пользовательских полей и списков вы сможете:
- Вести и фильтровать информацию по нужным вам параметрам
- Добавлять любые поля и списки в зависимости от вашего бизнес-процесса
- Настраивать поля без специальных знаний и больших временных затрат, а также в любой момент менять их.
Внимание! Пользовательские поля доступны с тарифа Flowlu «Стандарт».
Внедряйте, настраивайте и повышайте эффективность своей работы!