Как правильно ставить задачи, чтобы их выполняли: правила, методики и рекомендации

Невыполнение заданий сотрудниками или выполнение их из рук вон плохо – частая проблема, с которой сталкиваются руководители. Но не спешите расставаться с членами команды, а для начала попробуйте оценить правильно ли ставятся задачи в компании. У постановки задач тоже есть свои принципы, которых необходимо придерживаться, если вы хотите добиться положительного результата. В этой статье подробно расскажем, что это за положения и дадим четкие рекомендации по постановке задач. 

Умная, ясная и быстрая задача: SMART, CLEAR, FAST

Существует множество методов постановки задач. Они помогают разложить цели по полочкам, сделать конечный результат более доступным и понятным исполнителю, мотивировать его на выполнение и не позволяют упустить ничего важного.

Самый известный метод – SMART. Аббревиатура образована от пяти слов-характеристик, которыми должна обладать грамотно поставленная задача.

Схема создана с помощью ментальных карт во Flowlu

Например, вам нужно поставить задачу отделу продаж и обозначаете ее следующим образом:

— Повысить конверсию продаж.

Как будет звучать она же, но правильно поставленная по SMART:  

— Повысить конверсию продаж на 15% к 18.06.2022 по сравнению с прошлым периодом за счет специального ограниченного предложения на скидку постоянным клиентам. При достижении результата отделу будет выписана премия.

Задача развернуто описывает методы и цель, что делает ее конкретной, измерима за счет четкого процентного показателя, достижима, так как предлагается введение специального предложения, значима для отдела и компании, ограничена во времени четким дедлайном. В сравнении этих двух задач становится очевидно какая формулировка не вызовет вопросов исполнителя и поможет прийти к четкому результату.

Метод CLEAR

Эту методику разработал Адам Кри – бизнес-тренер и гребец из Канады. CLEAR стала альтернативой модели SMART. Ее принципиальное отличие в том, что с CLEAR возможно ставить более гибкие задачи, которые легко видоизменить в зависимости от обстоятельств. А также – использовать CLEAR лучше всего для регулярных задач и командной работы, когда в работе задействованы несколько сотрудников. Это отражено в описании и расшифровке методики.

Рассмотрим детальнее принципы по методике CLEAR. Почему выделены именно такие критерии? 

• Командная или коллективная задача выполняется в сотрудничестве, может обращаться к опыту нескольких отделов компании и способствовать их коллаборации.
• Ограничения, например, на продолжительность и/или масштаб вашей задачи, сделают ее более ясной и достижимой.
• Эмоциональный аспект часто очень важен, особенно в командной работе, и впечатления могут влиять на то, как сотрудник подходит к выполнению задачи. В CLEAR значительная часть успеха зависит от того, как «зарядить» команду на выполнение задачи, задействовать их энергию и энтузиазм.
• Разделение больших задач на более мелкие и легкие помогут команде чувствовать прогресс и позитивное движение к конечной цели.
• Гибкость задачи необходима особенно для долгосрочных целей, так как по мере возникновения изменений рынка или курса компании, необходимо менять задачи соответственно.

Метод FAST

Методика за авторством Массачусетского технологического института. Она, как и CLEAR, больше ориентирована на командную работу и желание исполнителей участвовать в задаче. FAST помогает фокусироваться на важных для компании задачах и качественно их выполнять. FAST предполагает следующие критерии: 

Раскроем подробнее принципы, которые взяты за основу метода FAST. 

• Часто обсуждаемые. Это значит, что в момент постановки задачи вы не забываете о ней, постоянно даете обратную связь и при необходимости корректируете в зависимости от обстоятельств. Кроме того, обсуждения задач способствует более глубокому пониманию у исполнителя.
• Амбициозные. Методика FAST предполагает, что цели могут быть трудными, но в то же время – достижимыми. Амбициозность задач может подтолкнуть сотрудников к смелым решениям, креативности и новым идеям.
• Конкретные задачи уточняют, разъясняют, что ожидается от сотрудников, помогают определить эффективные элементы в работе. Кроме того, дают понимание, как достичь результата и измерить прогресс.
• Прозрачные. Когда команда может видеть стоящие за задачей более крупные достижения, то могут направлять для их реализации больше сил. Более того, прозрачность целей и понимание как задача способствует успеху организации в целом может стать одним из главных факторов вовлеченности и энтузиазма сотрудников.

Важные правила хороших задач

Работая по одной из методик построения цели, стоит помнить и о других важных правилах постановки задач. Они носят характер общих рекомендаций и хорошо интегрируются в любую из методик, приведенных в нашей статье (а также других). Итак, ключевые моменты, которые способствуют работе.

Задача зафиксирована в таск-менеджере

Можно долго и подробно обсуждать задачи на словах с исполнителем, полагая, что информация усвоена, а задача будет сделана. Но в рабочем дне незафиксированные задачи просто потеряются в общем потоке информации, всегда присутствует человеческий фактор, сотрудник может просто забыть о чем вы говорили несколько часов назад. Именно поэтому задачи должны быть зафиксированы. А таск-менеджер позволяет не только записать необходимые дела, но и следить за их выполнением, хранить релевантные документы непосредственно в задаче. 

Суть задачи звучит в названии

Задача описана детально

Определены дедлайн и приоритет

Назначен ответственный

Во Flowlu вы можете дополнительно выбрать нескольких соисполнителей и наблюдателей, определить постановщика. Но ответственный у задачи должен быть только один. Потому, что если нести ответственность за результат будут несколько человек, это усложнит взаимодействие с руководителем. Например, может возникнуть ситуация, когда коллеги «переводят стрелки» друг на друга в вопросе невыполненной задачи. Спрашивать сразу со всех не выйдет, поэтому придерживайтесь правила: одна задача = один ответственный.

К тому же, личная ответственность аккумулирует личную заинтересованность сотрудника в выполнении задания.  Кроме определения ответственного важно понимать, что задача поручена тому, кто с ней справится. Если в нагрузку к основной работе менеджера по продажам вы поручите ему нанять нового программиста, результат может разочаровать. Если в компании нет нужного работника, то необходимо убедиться в компетентности ответственного за задачу заблаговременно. 

Отражен результат

По окончанию задачи, если вы оставите комментарий с полезными ресурсами или использованные контакты, а также опишете, что помогло вам выполнить задание быстрее или комплекснее, то это станет бонусом в будущем: ускорит выполнение повторяющихся задач, а делегировать их будет гораздо проще.

Кроме того, если у вас есть регулярные задачи (например, пополнение канцелярских принадлежностей в офисе или подготовка отчетов), то во Flowlu вы можете создать шаблоны задач с уже заполненным описанием, с обозначенными участниками и сроками. Задачи по шаблону возможно добавить вручную или автоматически, задав интервал времени в настройках.

Как проверить выполнение задачи – инструменты CRM

Статусы задач

Самый очевидный способ – посмотреть на канбан-доске какие задачи на каких этапах находятся. Это удобно, если вам необходимо быстро и без погружения в детали определить, чем занята команда на данный момент. В стандартных настройках рабочий процесс содержит четыре этапа: сделать, в работе, сделано, завершено. Однако в зависимости от сферы бизнеса, гибкие рабочие процессы можно дополнить собственными этапами.

Чек-листы и подзадачи

Пользуйтесь чек-листами при описании шагов в достижении цели или подзадачами, чтобы разбить одну крупную задачу – тогда вам будут доступны детальные данные о прогрессе выполнения. Достаточно будет открыть задачу и проверить на каком пункте остановился исполнитель. 

Отчет исполнителя

Во Flowlu предусмотрена специальная вкладка, где по завершению задачи исполнитель может прикрепить комплексный отчет о проделанной работе. А с помощью графического редактора, возможно акцентировать внимание на различных элементах отчета, прикрепить изображения или видео, таблицы, ссылки. 

Оповещения руководителю

Как только внесены важные изменения в рабочий процесс, например, задача, где вы постановщик, отправлена на проверку или завершена, вы узнаете об этом моментально благодаря оповещениям системы. Получайте уведомления в браузере, на телефон или по e-mail, активировав нужные опции в настройках. Кроме того, во вкладке уведомлений Flowlu предусмотрено разделение по важности, которое позволит вам выделить суть из общего потока, отсеять важные события, где требуется ваша реакция или действие.

Комментарии в задаче

Если все же у вас остаются вопросы в контексте выполнения задачи, задайте их напрямую в карточке. Благодаря удобным комментариям во Flowlu вы можете общаться, обмениваться файлами и документами. При этом вся информация сохранится в одном месте и не придется искать нужные данные по чатам или электронным письмам. Отметьте пользователя через символ @ или призовите его к ответу с помощью специальной функции. Ни один комментарий не останется проигнорированным, ведь ответ на такой запрос в системе обязателен. 

В заключении

Правильная постановка задач перед командой позволит вам не только повысить результативность труда, но и выстроить отношения в коллективе между сотрудниками и руководством. Обе стороны: и постановщики, и исполнители будут понимать процессы, по которым строится работа, соблюдать регламент и понимать, что сделали все возможное для достижения цели. А способствовать этим процессам будет комплексная система для бизнеса, например, Flowlu, в которой будут закреплены все задачи, история взаимодействия и дополнительные материалы. Протестируйте систему Flowlu уже сейчас и используйте максимальный функционал в течение 14 дней абсолютно бесплатно.