Контролируем дедлайны: планирование проекта на диаграмме Ганта

Из этого кейса вы узнаете, как: 

• как убить на корню хаос-менеджеров и его адептов 
• точно знать, какую задачу и когда необходимо начать и закончить, чтобы не сорвать сроки проекта 
• не дать возникнуть ситуации, когда кому-то приходится ждать, пока коллеги выполнят свою часть работы 
• равномерно распределять загрузку исполнителей предвидеть будущие задачи и изменения сроков держать все задачи по проекту на одной странице 
• выставлять реалистичные дедлайны.

Теория: что это такое и как это работает

Диаграмма Ганта – график работ, представленный в виде диаграмм-столбцов. Каждая полоса – отдельная задача в составе проекта, со своим началом и концом. Заполненное цветом пространство между ними – длительность работы. По вертикали располагается перечень задач: подготовка, разработка дизайна, верстка и программирование. Иногда на этом графике отмечают совместные задачи, их последовательность и вехи проекта.

В чем преимущества этого инструмента?

Во-первых, он помогает вычислить загруженность каждого участника проекта.
Во-вторых, на диаграмму можно нанести промежуточные контрольные точки – ключевые моменты до дедлайна.
В-третьих, если на каком-то этапе возникнет заминка (например, клиент будет долго согласовывать макеты или затопит серверную), вы сможете тут же переделать график – с учетом всех слабых звеньев.
В-четвертых, диаграмма Ганта – классный инструмент для тех, кто хочет анализировать и строить ретроспективу проекта. Учесть ошибки, не потерять достижения – и применить их в будущем.

Практика:

Теперь перейдем в Flowlu и попробуем создать свою диаграмму Ганта на примере проекта по созданию интернет-магазина косметики и парфюмерии.

Планирование проекта

Определяемся, какие этапы будут у проекта, а затем создаем их на доске или самой диаграмме.

Создание этапов на доске проектов

Подойдет, если ваш проект каждый раз проходит одни и те же этапы. В этом случае вам не придется каждый раз добавлять их на диаграмму. Чтобы создать доску проекта, переходим в раздел “Доска проектов” и нажмем “Создать доску”.

В открывшемся окне записываем название доски проектов, наименования этапов через клавишу Enter и сохраняем.

В проекте и на диаграмме автоматически отобразятся заранее созданные этапы. Сроки, которые вы указали в проекте, будут отмечены флажками.

Создание этапов на диаграмме Ганта

Если проект – разовый и нетиповой, этапы удобнее будет создать на самой диаграмме Ганта, без использования шаблона. Добавьте проект из списка или меню. В этом случае в поле “Тип проекта” автоматически подставится “Проект без шаблона”.

Перейдите на вкладку “Диаграмма Ганта” и создайте этапы с помощью кнопки “+”. На диаграмме вы можете изменять этапы, менять их порядок с помощью перетаскивания, удалять.

Создаем задачи на диаграмме Ганта

Для начала работы создайте список всех задач по этапам прямо на диаграмме Ганта. Для этого нужно лишь нажать на “+” рядом с каждым этапом и указать название задачи. Описание по задаче и исполнителей вы сможете внести позже. Все задачи автоматически будут создаваться на дату начала проекта с продолжительностью 1 день

Определяем длительность задач

После того как вы разбили этапы проекта на задачи, определите необходимое количество дней для выполнения каждой. Для этого на диаграмме ухватитесь мышью за конец отрезка задачи и растяните на нужное количество дней.

Устанавливаем зависимости задач

Определившись с длительностью выполнения задач, установим между ними зависимости. На диаграмме с помощью типа связи “Конец — начало” или “Начало — конец” вы можете соединить задачи, которые будут выполняться в строгой последовательности. В этом случае последующая задача не сможет начаться до того момента, пока предыдущая не будет завершена.
Если задача выполнена вовремя, то и проект завершится в срок.

В случае нашего проекта на очередность работ в основном влияют технические нюансы. Например, невозможно приступить к верстке, пока не будет нарисован дизайн и его не утвердит заказчик. А сборка структуры сайта, интеграция с сервисами складского учета и CRM может выполняться одновременно с разработкой дизайна и версткой. Но только после полного окончания всех этих этапов проект перейдет на этап “Тестирование”. Для того, чтобы построить зависимость, соединим последовательно задачи из этапов “Дизайн”, “Верстка”, “Тестирование”. Для этого перетащим линию от окончания одной задачи к началу следующей. Если понадобится удалить установленную зависимость, просто дважды нажмите на стрелку, соединяющую задачи. Для задач с этапа “Сборка” зависимости не устанавливаем, так как они будут выполняться параллельно этапам “Дизайн” и “Верстка”.

Составляем график работ

После определения зависимостей мы сможем быстро составить график работ по проекту и увидеть примерную дату окончания. Назначить начало выполнения задачи на определенную дату можно просто перетащив отрезок задачи на временной шкале. Если у задачи есть зависимые, они будут автоматически перенесены вместе с основной. Например, если согласовать дизайн не получится в срок, то все зависимые задачи по верстке и тестированию будут автоматически сдвинуты на другие даты, а вы сразу увидите реальную дату окончания проекта. Распределим на временной шкале задачи из этапа “Сборка” таким образом, чтобы они были выполнены не позже окончания верстки. Это позволит значительно сократить сроки проекта.

Примечания:

• При составлении графика не забудьте учесть выходные (на диаграмме подсвечены серым). Оставляйте запас времени – он необходим для обсуждения и согласования с заказчиком выполненных работ, на доработку выполненных задач и прочие непредвиденные обстоятельства.
• Обратите внимание на то, что длительность этапов в виде голубой полоски формируется автоматически, в зависимости от даты начала первой задачи на этапе и даты окончания последней. Благодаря этому вы наглядно будете видеть начало и конец каждого этапа.
• При перенесении задач на другие даты диаграмма будет отображать последовательность выполнения работ в хронологическом порядке. Этапы или задачи с более ранней датой начала автоматически будут перемещены вверх.
• Для удобства планирования сроков задач используйте увеличенное или уменьшенное представление диаграммы. Для этого нажмите Ctrl+колесо мыши или лупу, расположенную в правом верхнем углу диаграммы. для быстрой прокрутки диаграммы влево-вправо используйте Shift+колесо

Чтобы быстро увидеть сроки задачи, кликните по ней в левом списке.

Назначаем исполнителей

После того как план работ определен, назначим исполнителей. Это можно сделать прямо на диаграмме. Для этого щелкните дважды левой кнопкой мыши по задаче слева в списке или на временной шкале и нажмите “Изменить”.

Исполнителей можно назначить и в списке задач по проекту. Там же – добавить подробную информацию по задаче: файлы, чек-лист, плановое время.

Дополнительно, вы можете указать высокий приоритет задачам, у которых есть зависимые и от которых напрямую зависят сроки проекта. Приоритет устанавливается в задаче, на вкладке “Дополнительно”.

После того как сотрудники получат свои задания, в списке своих задач им будут доступны даты начала и окончания задач для планирования работы. Задачи с высоким приоритетом будут отображены в верху списка и отмечены молнией.

Отслеживаем ход работ и оптимизируем график работ

После того как диаграмма Ганта будет полностью настроена, можно переходить к выполнению проекта. С помощью наглядного графика вы будете видеть, на каком этапе находится проект, где его слабые места и как скорректировать ход выполнения работ, чтобы уложиться в сроки.
Благодаря составленному графику вы сможете:

• Оценить всю картину проекта: сроки проекта, этапов и всех задач.
• Наглядно отслеживать статусы задач. Просроченные будут отмечаться красным цветом, а завершенные – серым.
• Благодаря цветной маркировке задач и зависимостям вы вовремя заметите, какие просроченные задачи ставят под угрозу сдачу всего проекта в срок и оперативно подключить дополнительные ресурсы
• Запас времени, который можно использовать для выполнения просроченных задач.

Обзорное видео по составлению графика работ на диаграмме Ганта