Внедрение финансового учета с помощью Аспро.Cloud в диджитал-агентство

В этой статье мы расскажем как диджитал-агентство использует Аспро.Cloud для выставления счетов, отслеживания оплат и финансового учета. Ranx занимается комплексной поддержкой e-commerce проектов. В процессе работы с клиентами менеджеры испытывали определенные трудности с обработкой счетов:

• делали ошибки в расчётах предоставляемых услуг, из-за чего возникали конфликты с клиентами;
• тратили время на выставление типовых счетов для заказчиков с абонентским обслуживанием;
• забывали подписать акт и теряли деньги.

Руководители не могли оперативно получать следующую информацию:

• Прогноз прибыли на ближайший период.
• Сумму поступлений по каждому менеджеру, чтобы выявить отстающих.
• За пару кликов найти просроченные счета или счета, крайний срок оплаты которых истекает.
• Сумму неисполненных обязательств, то есть список счетов без подписанных актов.
• Суммы поступлений и затрат по финансовым статьям и операционную прибыль на текущий момент времени.

Как эти задачи были решены с помощью Аспро.Cloud?

Для внедрения финансового учета были произведены следующие настройки

•  Создали организацию, от имени которой будут выставлять счета и учитывать оплаты. Организация создается в разделе «Настройки системы» → «Финансы» → «Организации».
•  Добавили банковские счета в разделе «Настройки системы» → «Финансы» → «Счета организации». 
•  Настроили собственные финансовые категории, по которым будет вестись финансовый учет.

Создали печатную форму счета

Печатную форму счета оформили в соответствии со своими требованиями: добавили свой логотип, текст условий оплаты, переименовали поля счета. Печатная форма создается в разделе «Настройки системы» → «Финансы» → «Методы оплаты счетов». Инструкция по настройке.

Настроили автоматическую интеграцию с Модульбанком

Теперь вся информация о движении денежных средств подтягивается автоматически. Не приходится тратить время на проведение оплат, получение информации об оплате. При поступлении платежа менеджер счета получает автоматическое уведомление. Инструкцию по настройке интеграции с разными банками вы найдете в нашей базе знаний.

Создали шаблон регулярных счетов

У Ranx есть клиенты с абонентским обслуживанием. Из месяца в месяц им предоставляется типовой набор услуг, стоимость которых может варьироваться. Для избавления от рутины создали шаблоны регулярных счетов. При этом выбрали сценарий «Создать», при котором счета создаются автоматически в заданное время, например, один раз в месяц, год и не отправляются на email клиентам. 

Ответственный сотрудник получает уведомление о создании счета. Перед отправкой менеджеру достаточно убрать лишние позиции и скорректировать стоимость каждой услуги, согласовать счет и отправить клиенту на email из системы в пару кликов. Вы также можете заранее создать каталог товаров и услуг или импортировать его, чтобы быстро подтягивать в счет позиции с установленной стоимостью.

Настроили опцию согласования счетов

Опция согласования счетов позволяет избежать ошибок при начислении суммы оплаты клиенту. Благодаря этой функции менеджер не сможет отправить счет клиенту из системы, пока он не будет согласован ответственным лицом, например, руководителем. После согласования менеджер уже не сможет внести дополнительные корректировки в счет.

Примечание: в случае необходимости в настройках системы можно разрешить или запретить редактирование счетов после согласования и отправки.

Настроили печатную форму актов

Печатные формы акта настраиваются аналогично формам счета. Акты в два клика создаются по счету и отправляются клиенту на email.

Результаты

Руководитель тратит максимум 10 минут в день на отслеживание финансового состоянии дел с помощью отчетов. В отчете «Оплата счетов» он видит сводную сумму оплаты всех согласованных счетов. Ниже в этом же отчете выводится сумма выставленных счетов в этом месяце и сумма оплаченных, что позволяет отслеживать динамику текущих и потенциальных продаж. Клик по сумме показывает список счетов, которые входят в нее.

Более гибкие данные по предстоящим, просроченным и текущим платежам удобно получать в списке счетов. Например:

• на какую сумму продал каждый менеджер в рамках текущей недели, месяца, квартала. Для этого нужно настроить фильтр по менеджеру, Статус = Оплачен, Дата оплаты = Текущая неделя, Квартал и прочее.
• какая сумма платежей ожидается в ближайшее время Статус «Согласован» и Оплатить до «Текущая неделя».
• сумму просроченных платежей с помощью фильтра Статус = Просрочен.
• найти счета без актов и определить сумму неисполненных обязательств.

Результирующая строка покажет общую сумму выбранных платежей. А настроенные фильтры можно сохранить и получать данные по необходимым параметрам в два клика.

В отчете «Денежный поток» руководитель смотрит операционную прибыль по финансовым статьям. За каждый месяц выводятся суммы поступлений с разбивкой по направлениям бизнеса, затрат на аренду, рекламу, зарплату и прочее. Наглядно видна структура доходов и расходов, что позволяет выстраивать дальнейшую стратегию, понимать, в каком направлении двигаться и расти с каждый месяцем. Отчет также показывает остаток денежных средств на счетах в данный момент времени и разницу между прибылью и расходами.

В итоге руководителю не нужно тратить время на контроль финансового денежного потока и работу менеджеров по продажам. Все показатели доступны в одном окне в несколько кликов, даже в смартфоне. Сотрудники Ranx тратят минимум времени на обработку счетов: создание, согласование, отправку и получение оплат.