Для решения этих проблем компания грузоперевозок решила внедрить CRM. На примере Flowlu мы покажем, как это сделать без помощи технического специалиста и всего за 1 день.
Всего процесс настройки и внедрения проходит в 3 этапа:
1 этап
- настраиваем воронку продаж для учета и обработки поступающих заявок от клиентов;
- устанавливаем готовую веб-форму на сайт, настраиваем пересылку писем с заявками с e-mail для автоматического создания сделок в CRM.
По итогу этого этапа в организации появится возможность обрабатывать поступающие заявки быстрее и успешно закрывать бОльшее количество сделок.
2 этап – создаем доску проектов с этапами работ для мониторинга перевозок. После внедрения этого этапа у сотрудников будет наглядная картина того, где находится каждый груз, возникают ли какие-то сложности и когда он будет доставлен.
3 этап – настраиваем реквизиты организации для выставления счетов, финансовые статьи для учета поступлений и расходов. После этих настроек вы наведете порядок во взаиморасчетах: сможете в 2-3 клика выставлять счета клиентам, отслеживать по ним оплаты, а также планировать даты выплат перевозчикам.
1 этап. Настраиваем воронку продаж и обрабатываем заявки
Благодаря обработке сделок по воронке продаж менеджеры не упустят из виду ни одной заявки от клиента и смогут довести до успешного завершения большее количество сделок.
Первое, с чего необходимо начать – настроить воронку продаж, то есть этапы работ, по которым будут обрабатываться заявки от клиентов до заключения сделки.
Потенциальные сделки будут создаваться и вестись в разделе «CRM» → «Сделки». В их карточках будет храниться вся информация о запланированных встречах, звонках, информация о грузе.
Необходимые этапы воронки продаж администратор системы Терентий добавляет в разделе «Настройки системы» → «Воронки продаж»:
Теперь менеджеры могут создавать новые сделки на доске:
Автоматическое создание сделок
Чтобы вручную не создавать заявки, которые клиенты оставляют в форме обратной связи на сайте или пишут на e-mail – Терентию нужно настроить автоматическую генерацию лидов.
Как это сделать?
После формирования воронки продаж для нее генерируется специальный адрес электронной почты в разделе «Сделки из E-mail». Терентий настраивает пересылку на этот адрес в электронной почте, чтобы письма, приходящие на нее, дублировались в CRM в виде сделок.
Читайте подробнее: Как собирать лиды из почты во Flowlu
В разделе «Сделки из веб-форм» Терентий копирует код готовой веб-формы и вставляет его на сайт. Теперь заявки, отправленные через эту форму, будут автоматически создаваться в виде сделки в разделе CRM.
Обрабатываем заявки
Все поступающие запросы от клиентов будут обрабатываться по настроенным этапам и менеджеры компании «Молния» смогут отслеживать, на каком этапе находится каждый запрос и вовремя замечать «подвисшие» заявки. В карточке сделки менеджеры указывают всю информацию для перевозки: контрагента из CRM, пункт отправки, габариты, стоимость груза, предполагаемый бюджет. Здесь же они планируют события, чтобы не забыть вовремя позвонить клиенту, отправить e-mail и прочее.
После того как менеджер Прокопий уточняет у заказчика всю информацию, он переносит сделку на следующий этап:Запланированные события по всем сделкам можно посмотреть в разделе «Календарь».
Ставит задачу по сделке специалисту Игнату на подбор перевозчика и подготовку расчета. В задаче он устанавливает сроки (1), выбирает в списке ответственного Игната (2). Если у исполнителя есть доступ к сделкам, то он увидит, по какой сделке задача создана (3,) и сможет перейти в нее для получения дополнительной информации. Если доступа нет, в таком случае менеджер всю необходимую информацию добавляет в задачу.
После создания задачи исполнитель Игнат получает оповещение в мессенджер и видит ее у себя в разделе «Задачи» → «Сегодня» или «Все». А менеджер Прокопий – на вкладке «Поручено». Здесь он сможет контролировать ее выполнение и дедлайн.
После того, как расчеты готовы, специалист прикрепляет документ к задаче и завершает ее. Прокопий получает об этом оповещение в мессенджер. Теперь можно звонить заказчику и сообщить ему стоимость и сроки доставки.
Далее карточку заявки Прокопий передвигает на этап «Ожидание ответа» и создает событие по сделке на 10 ноября: «Позвонить, узнать решение». 9 ноября в карточке сделки появится бирюзовый индикатор и менеджер сразу увидит, что по этой сделке нужно созвониться с заказчиком в скором времени. Если этого не получится сделать – после завершения времени события индикатор станет красным и будет таким до тех пор, пока менеджер не отметит его завершенным.
После получения положительного ответа от клиента, Прокопий выставляет по сделке счет, отправляет его клиенту и передвигает сделку на этап «Ожидание оплаты». Подробнее о выставлении счетов читайте в 3 разделе этой статьи. Как только придет оплата, менеджер продолжит работу в разделе «Проекты».
2 этап «Мониторим процесс грузоперевозок»
На этом этапе менеджеры будут контролировать процесс доставки груза до заказчика. Благодаря наглядной доске проектов сотрудники точно будут знать, где находится каждый груз, возникают ли какие-то проблемы и когда он будет доставлен.
Чтобы создать доску проектов администратор системы Терентий заходит в раздел «Проекты» → «Доска проектов» и кликает на кнопку в правом верхнем углу:
Доска проектов будет называться «Международные перевозки» и включать этапы: Отгрузка, Доставка в страну, Доставка в город, Доставка по городу. Дополнительно к каждому этапу можно добавить свой чек-лист для более детального отслеживания процесса перевозок на доске проектов:
В будущем администратор сможет создать еще доски, для других типов проектов.
Создаем и контролируем проекты
Когда клиент подтверждает заказ, менеджер Прокопий конвертирует ее в проект:
Все данные из проекта: название, заказчик, описание, бюджет, подтягиваются в проект автоматически и менеджеру Прокопию остается только выбрать нужную доску проектов.
По сделке можно создать только один проект. В списке будет видно, по каким сделкам уже есть проект:
Если сделка больше не нужна, то менеджер закрывает ее с пометкой «Успешно»:
Если на первых этапах контроль проектов не составляет труда, так как эти этапы длятся от силы 2-4 дня. А вот на самом длительном этапе – «Доставка в страну» – копится всегда большое количество проектов. Сроки доставки каждого груза могут быть разными: от 2 дней до 3 месяцев. Одной доски для контроля становится мало.
В таком случае менеджер на диаграмме Ганта составляет график перевозки каждого груза, чтобы иметь более точное представление о том, какой груз где находится и когда ожидается.
Для этого он устанавливает сроки для каждой задачи на диаграмме с названием городов и связывает их. Таким образом, если груз задержится в каком-то городе, то все остальные связанные задачи автоматически сдвинутся по срокам.
Подробнее о работе с диаграммой Ганта читайте здесь
Теперь, чтобы узнать дату доставки груза – менеджеру достаточно перейти на диаграмму.
Дополнительные поля в проекте
Для полного фиксирования информации по перевозкам менеджерам компании «Молния» необходимо указывать в проекте названия компаний или контактов, которые занимаются непосредственно доставкой.
Для этого Терентий в разделе «Настройки системы» → «Пользовательские поля» добавил для модуля «Проекты» тип пользовательского поля «Контрагент» и назвал его «Агент». Теперь менеджеры в карточке проекта будут указывать агента из CRM. Этот столбец будет выводиться в списке проектов и с помощью поиска или фильтра менеджер быстро сможет найти грузы, которые были переданы конкретному перевозчику.
3 этап. Контролируем взаиморасчеты
Теперь расскажем, как с помощью Flowlu логистическая компания «Молния» будет контролировать своевременные поступления от клиентов и выплаты агентам с помощью Flowlu.
В системе можно выставлять счета и проводить по ним оплату, учитывать затраты по проеку. Для того, чтобы начать выставлять счета администратору Терентию в разделе «Настройки системы» → «Организации» необходимо указать реквизиты своей организации, логотип, налоги и прочее:
Там же в настройках, в подразделе «Счета организации» Терентий добавляет банковский счет и наличный:
В подразделе «Категории доходов и расходов» Терентий создает наименования финансовых статей. Это позволит в дальнейшем учитывать по ним движение денежных средств и анализировать структуру поступлений и расходов.
Подробнее об учете по финансовым статьям
Счета в компании «Молния» будут выставлять только по сделке. Но его можно создавать и с привязкой к проекту, и произвольно.
После выставления счета менеджер отправляет клиенту внешнюю ссылку для оплаты. Клиент переходит по ссылке и скачивает его.
В разделе «Счета», с помощью фильтров менеджер может контролировать поступление оплат, отслеживать клиентам просроченные счета и отправлять напоминания об оплате.
После поступления оплаты по счету менеджер получает оповещение в мессенджер.
Подробнее о процессе выставления счетов.
В проекте, разделе «Затраты по проектам» менеджеры планируют выплаты агентам.
При внесении затрат они указывают дату (1), сумму (2), статью расходов (3), агента из CRM (4).
Все планируемые расходы по агентам выводятся в разделе «Отчеты» → «Предстоящие расходы». Его можно открыть также в списке проектов через кнопку в правом верхнем углу:
Благодаря этому отчету руководитель транспортной компании «Молния» точно будет знать, когда кому нужно перечислить деньги.
Получаем историю работы по клиенту в одном месте
Теперь узнать про текущие, завершенные сделки, предстоящие события и задачи, сумму выплат и предстоящих оплат, документацию менеджерам не составляет никакого труда. Вся информация подтягивается в карточку клиента и доступна в 2-3 клика.
Полная история работ в CRM, визуализация бизнес-процесса в компании помогут транспортной компании «Молния» быстрее обрабатывать заявки и качественнее управлять грузоперевозками, а также выстраивать правильную стратегию взаимодействия с клиентами.